DÉTENDU ET DISPONIBLE À TON ÉQUIPE ?

« Pourquoi certains s'en sortent mieux alors que nous avons tous le même nombre d'heures ? »

Le premier problème de tout manager, c'est le temps

Tes équipes ont besoin que tu sois étendu et disponible.

Pourtant, le vainqueur toute catégorie des problèmes du manager, c'est le manque de temps.

Pour preuve : 

  • C'est de loin le premier problème révélé par l'enquête que j'ai menée auprès de plus de 450 managers.
  • C'est le deuxième sujet de polémique lors de mes séminaires (après l'incompétence du patron).
  • Mon Système d'Organisation Réaliste est le best-seller de mon catalogue de formations en ligne...  

Les symptômes sont : 

  • les longues heures passées au bureau avec le sentiment permanent de ne pas réussir à en faire assez ;
  • l'impression de ne pas maîtriser son agenda, et l'incapacité à vider sa boîte de réception de mails ;
  • la culpabilité de ne pas passer assez de temps avec ses collaborateurs ;
  • le sentiment général de ne rien terminer, d'être sur un tapis roulant qui ne s'arrête jamais.

Solution 1 : être absent pour être présent

Cette idée est issue de la pensée chinoise : comme le feu, l'empereur doit réchauffer et éclairer. Mais comme le feu, il peut aussi brûler. 

Autrement dit, vos collaborateurs ne veulent pas de vous en permanence. Ils veulent de toi quand ils en ont besoin. Ils veulent que tu sois à leurs côtés de manière régulière et concentrée. Le reste du temps, tu seras absent.

Tu ne peux pas courir un marathon et un sprint en même temps. Tu ne peux pas être intense, charismatique et concentré en permanence. Réservez donc ces moments-là à vos collaborateurs. Sois vraiment présent quand tu es présent. 

Et tu dois aussi régulièrement prendre du recul et t'isoler pour travailler sur les sujets de fond. Dans ces moments-là, tu ne veux pas être interrompu, tu veux être dans ton « flow ». Ça tombe bien, parce que pendant ce temps, vos collaborateurs peuvent avancer en toute autonomie. Sois vraiment absent quand tu es absent. 

Tu l'as compris, un manager est dans l'alternance permanente entre management, travail productif et réflexion stratégique. 

Pour réussir cela, il doit compartimenter son temps dans son agenda : ritualiser ses 1 à 1 et réunions, mais aussi ses séances de travail et de réflexion, à la semaine (parce que la semaine est le temps tactique de l'entreprise).

Solution 2 : être réaliste,  donc sélectif 

J'ai très longtemps pensé que le plus grand facteur de réussite, c'était la motivation. C'est d'ailleurs ce que je lisais dans les biographies, dans les articles sur le management et les livres de développement personnel.

J'alternais alors des périodes de très grande motivation et de productivité élevée, et des périodes d'épuisement durant lesquelles ma productivité s'effondrait totalement. Globalement, j'avais l'impression de faire du sur place.

Jusqu'au moment où j'ai été contraint par la vie à réduire mon temps de travail. Il a alors fallu que je rationalise ma manière de faire. Je suis parti de ma contrainte, le temps disponible, pour déterminer quels peuvent être mes objectifs.

Ensuite, j'ai décliné en routines tous les segments de travail que je devais réaliser chaque semaine pour m'approcher de mes buts. Je dis bien « tous les segments » : y compris les tâches créatives, les moments de recul, les temps de réflexion. 

Et ce que j'ai obtenu est très contre-intuitif : en sortant la motivation de l'équation, j'ai retrouvé une très grande motivation, plus saine, plus régulière et finalement bien plus productive et satisfaisante. 

Un manager doit donc partir de ses contraintes pour établir des objectifs réalistes. La première contrainte est son temps disponible. La deuxième contrainte est sa capacité de saturation. Une fois ces objectifs déterminés, il doit programmer ses segments de travail, chaque semaine.

Solution 3 : avoir le meilleur système d'organisation du monde ! 

Le meilleur système d'organisation est celui que vous pourrez maintenir sur le long terme .

Tout en laissant sa part à l'improvisation et à l'inattendu, il doit te permettre de garder le cap. Il doit te rendre disponible aux autres, sans te détourner de tes objectifs.

Pour tenir la distance, il doit réunir ces caractéristiques : 

  • simplicité : il doit être facile à maintenir en ordre de marche et ne pas dépendre de la technologie ;
  • ouverture : il doit laisser la place aux autres et aux adaptations nécessaires ;
  • clarté : il doit indiquer sans faillir le bon objectif, et te faire garder ton cap ;
  • géométrie variable : il doit te permettre de réduire temporairement la voile si nécessaire, parce que la vie n'est pas une ligne droite ;
  • réalisme : il doit prendre en compte tes contraintes, et en particulier ton temps disponible.

Un tel système est la base indispensable à une vie professionnelle réussie et épanouissante. Cela vaut le coup d'y consacrer un peu de temps, pour en gagner plus tard. La formation SOR est faite pour te guider dans la création de ton Système d'Organisation personnel. 

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