Les 1 à 1, vous les connaissez, c’est notre outil de base chez Outils du Manager. Ou peut-être pas, si vous êtes nouveaux ici, et dans ce cas nous vous souhaitons la bienvenue ! Les questions sur cet outil formidable pleuvent, et ce sont souvent les mêmes qui reviennent. C’est pour ça que cette semaine, nous vous proposons un article mode d’emploi qui répondra à vos questionnements, et vous mettra sur les rails pour mettre en place des 1 à 1 du tonnerre, en toute sérénité. Prochaine gare : un management efficace et bienveillant, alors en route !

Conseil n° 1 pour mettre en place les 1 à 1 : prenez le temps

Le 1 à 1, pour revenir rapidement dessus, est le premier des quatre outils phares d’ODM. Il est le premier car il sert de base à tout le reste. Une fois la panoplie mise en place, les outils se nourrissent les uns les autres, et continuent d’évoluer. En quoi ça consiste ? Les 1 à 1 sont des entretiens hebdomadaires et individuels que vous offrez à chacun de vos collaborateurs pour qu’ils puissent s’exprimer. Ce dernier point est le plus important : le 1 à 1, c’est l’espace de votre collaborateur. Pour une fois, c’est lui qui parle le plus, et vous qui l’écoutez. 

La crainte qui revient le plus souvent avant ou au début de la mise en place des 1 à 1, c’est qu’il ne se passe rien. Nada, le néant, le vertige du vide… que votre collaborateur ne sache pas quoi dire ou qu’il répète ce qu’il dit déjà en réunion. Ma réponse à cette question, c’est que ce n’est pas grave s’il ne se passe rien, surtout au début. Il vous faut, à vous et à votre collaborateur, une période d’adaptation pour vous approprier l’outil, pour vous caler. Imaginez-bien que votre collaborateur n’a peut-être pas l’habitude de s’entretenir en face-à-face avec vous, que ça peut lui faire peur, ou lui mettre la pression. Et ça, ça peut prendre plus d’un mois à se tasser, alors pas d’inquiétude ! Ne soyez pas trop pressé, vous risqueriez de vouloir remplir, de prendre la main et d’oublier que la priorité, c’est que votre collaborateur s’exprime.

Conseil n° 2 pour mettre en place les 1 à 1 : éclaircissez vos besoins

Quand vous arrivez sur ODM, c’est que vous avez un problème de base, qui crée un besoin. Vous avez tapé une recherche sur Google et êtes tombé sur nous, ou bien quelqu’un vous a recommandé notre travail et vous vous y êtes intéressé parce que ça répondait à vos problématiques. Et quand vous décidez de mettre en place nos outils, c’est pour répondre à ce(s) besoin(s). 

N’hésitez pas à vous recentrer sur votre objectif. Posez-vous la question : vers quoi je veux aller grâce aux 1 à 1 ? Voulez-vous gagner du temps ou augmenter vos performances ? Est-ce votre décision ou celle de votre chef ? Si c’est votre chef qui vous a demandé d’utiliser les 1 à 1, posez-lui la question. Interrogez-le pour être sûr d’avoir une vision claire de la direction dans laquelle il veut aller. La clarté est indispensable pour que vous puissiez être confiant et stable dans vos 1 à 1. Comme ça, même si la parole est toujours d’abord donnée au collaborateur, vous avez en toile de fond votre objectif, et vous serez capable d’analyser de façon plus clairvoyante ce qui se passe par rapport à votre besoin. 

Par exemple, si vous savez que votre objectif est de mieux déléguer pour gagner du temps, vous remarquerez bien plus rapidement et précisément que Philippe, pendant les 1 à 1, vous impressionne par son esprit de synthèse. Vous pourrez alors décider de lui déléguer les compte-rendus de réunion. 

Conseil n° 3 pour mettre en place les 1 à 1 : faites-en un rituel

La grosse erreur que l’on peut faire lorsqu’on débute les 1 à 1, c’est de ne les utiliser que quand on pense en avoir besoin. On veut faire de la discipline, ou bien on a une nouvelle mission à donner au collaborateur et hop, on programme un 1 à 1. C’est une grave erreur ! En déformant ainsi l’outil, vous lui retirez tous ses avantages. 

Le 1 à 1 repose sur deux principes de réalité de la communication et de l’entreprise : 

1. La confiance est le meilleur levier pour obtenir quelque chose de quelqu’un (et c’est ça, votre métier). C’est donc le meilleur levier de performance d’une entreprise. 
2. La confiance s’obtient en passant du temps ensemble. Le 1 à 1 permet de créer cette confiance opérationnelle (non, ça n’est pas juste pour le plaisir, vous travaillez ensemble) par le don de temps. C’est une sorte d’obligation à passer du temps ensemble. 

Alors oui, le côté obligation rend tout ça un peu moins romantique. Mais de toute façon, vous êtes au boulot, c’est un principe de réalité : votre temps est limité. Vous devez donc mettre une fréquence et des limites à vos tâches. Le 1 à 1 doit être focalisé, individualisé et fréquent pour fonctionner. 

Conseil n° 4 pour mettre en place les 1 à 1 : n’ayez pas peur de la redondance

Un auditeur du podcast qui manageait une équipe dans le bâtiment m’expliquait que pendant ses premiers 1 à 1, ses collaborateurs ne faisaient que lui résumer le travail fait, comme en réunion de chantier. C’est normal, ils n’avaient pas l’habitude : leur patron les convoque, évidemment, ils mettent en avant le travail effectué. C’est plutôt logique et sain, d’ailleurs, de se mettre en valeur devant son chef. Mais petit à petit, la relation va évoluer, puisque ce temps individuel est différent des temps collectifs. 

Et puis ce n’est pas parce que le collaborateur parle en premier, que vous ne pouvez pas ensuite orienter l’échange. Par exemple, vous pouvez guider votre collaborateur, une fois que c’est à votre tour de parler : « Okay, c’est du super boulot que tu as fait là ! En dehors de ça, je voulais te demander : tu te sens bien dans l’équipe ? Tu es satisfait de tes relations avec tes collègues ? ». Ça n’est qu’une possibilité parmi d’autres, mais l’idée est d’orienter l’échange sur du qualitatif, et sur des choses qui ne s’abordent pas en collectif.

Conseil n° 5 pour mettre en place les 1 à 1 : ne vous découragez pas

C’est toujours compliqué de mettre en place un nouvel outil. Vous travaillez avec des personnalités différentes, chacun doit s’adapter. En plus de ça, la relation duelle peut être difficile à gérer. Mais ce n’est pas parce que cela ne donne pas tout de suite de résultats fulgurants, que c’est inutile et que vous devez jeter l’éponge. 

Avant même que les résultats que vous visiez ne surviennent, le simple fait de mettre en place les 1 à 1 donne deux avantages, intrinsèques à l’outil lui-même :

1. Avantage n° 1 : les 1 à 1 vous permettent d’être sûr que vous faites du management. Ça peut paraître un peu bête. Mais en fait, en tant que manager, vous avez très probablement des missions opérationnelles en plus de vos missions managériales. Comment être sûr que vous consacrez du temps aux deux, si vous ne prévoyez pas de temps pour les deux ? Utiliser les 1 à 1 permet de passer d’un temps diffus à un temps focalisé. C’est défini dans votre planning : chaque semaine, vous systématisez l’échange avec chacun de vos collaborateurs, et à la même fréquence. 
2. Avantage n° 2 : les 1 à 1 réduisent les interruptions (les vôtres, et celles de vos collaborateurs). À chaque fois que vous serez interrompu par un collaborateur pour quelque chose qui n’est pas urgent, vous n’aurez qu’à lui répondre : « On voit ça mardi, au prochain 1 à 1 ». Et c’est pareil dans l’autre sens. Si ce que vous avez à dire à votre collaborateur n’est pas urgent, pas besoin de l’interrompre dans son travail : hop, vous sortez votre cahier ou votre fiche de 1 à 1, et vous notez. 

Souvent, des managers m’écrivent qu’eux ou leurs collaborateurs n’ont que des choses urgentes à se dire. Je leur réponds que ce n’est pas bon signe : cela veut dire que leur équipe manque d’autonomie. Quand vous êtes interrompu, votre stress, votre énergie et votre concentration sont en dents de scie. Ils sont au maximum quand vous vous mettez au travail, puis baissent progressivement pour arriver en état de flow (travail très efficace et sans trop d’effort). Ça, c’est possible si vous avez le temps de vous mettre dans cet état d’efficacité. Si toutes les 5 minutes, Paul ou Jacques rentre en disant « Eh patron, j’aurais voulu savoir… », vous répondez, vous repartez dans le travail, la courbe remonte, vous devez vous remettre dedans. Alors que si vous faites des batchs, des périodes sans interruption, vous êtes beaucoup plus efficace dans la qualité de votre énergie et de votre travail. Et d’ailleurs, le temps du 1 à 1 est aussi un temps de batch, c’est-à-dire de concentration efficace, ensemble, sans interruption.

Un dernier conseil pour mettre en place les 1 à 1  : formez vous !

Une dernière chose avant de se quitter : le 1 à 1 n’est pas statique, il doit être dynamique. C’est un trajet. Il permettra un tas de choses que je n’ai pas abordées ici. Je pense par exemple à l’un de mes élèves, qui durant la form’action, et grâce à mon accompagnement personnalisé, s’est mis à évoquer les sujets de réunion en amont avec ses collaborateurs en 1 à 1. Il y a trouvé un avantage considérable : les connectiques entre ses collaborateurs se sont faites beaucoup plus rapidement et naturellement, et le travail collectif s’est trouvé nourri par le travail individuel.  

Le management, c’est un processus. Cela demande du temps et de l’investissement. C’est pour ça que je propose des formations ciblées et évolutives. Je vous partage les bases par le biais des articles, des podcasts et des vidéos, mais tout ça demande un engagement (et un peu moins de procrastination ;-)) pour pousser les outils à leur efficacité maximale. Si l’envie d’investir sur vous-même et sur vos compétences vous chatouille, mais que vous hésitez encore, inscrivez-vous à ma liste de contacts privés. Vous recevrez du contenu gratuit chaque semaine, et puis surtout, vous bénéficierez d’offres promotionnelles sur mes formations ! 

En bref, si la mise en place des 1 à 1 peut s’avérer éprouvante quand la mayonnaise met un peu de temps à prendre, ça n’est pas grave ! Si vous avez conscience de l’importance des avantages intrinsèques, vous n’aurez aucun mal à prendre votre mal en patience. Ensuite, l’habitude sera prise, vos 1 à 1 gagneront en profondeur et en richesse, et vous pourrez mettre en place d’autres outils comme le feedback (retours individuels de manière soft et efficace), l’autonomisation (puisque les 1 à 1 vous aideront à ressentir les capacités et les besoins de vos collaborateurs), la délégation, et le coaching. Le 1 à 1 est le départ de tout le reste. 

À la semaine prochaine ! 

Manon Watine pour ODM