Vous vous mettez au travail, votre concentration monte progressivement, puis quelqu’un rentre dans votre bureau et vous interrompt avec une question anodine. Vous réglez ça en cinq minutes, vous vous remettez au travail. Pourtant, votre concentration et votre performance ont déjà chuté. Vous reprenez donc à un niveau de productivité plutôt bas. Celui-ci est en train de remonter progressivement… Ding ! Vous avez reçu un mail. Vous le lisez, votre productivité chute à nouveau, et vous reprenez tant bien que mal. Vous l’avez compris : à chaque interruption, la courbe chute, et votre productivité peine à remonter. Votre travail est en dents de scie. 

Ces deux choses-là, je ne les ai pas inventées. Certains concepts peuvent d’ailleurs vous aider à mieux cerner vos mécanismes. 

Le focus

Daniel Goleman, psychologue américain connu pour avoir développé le concept d’intelligence émotionnelle, a aussi travaillé sur une autre révolution : celle du focus. Voici ce qu’il dit : « Le secret de la haute performance et de l'épanouissement, c’est de savoir passer du flux au focus ». Cela permet d’être performant mais pas stressé, organisé mais pas rigide, d’avancer sur ses objectifs sans dire non à tout imprévu. Aujourd’hui, tout nous pousse à rester dans le flux, c’est-à-dire un rythme donné par les autres et parsemé d’interruptions, de stimulations diverses. Les applications, les réseaux sociaux, les boîtes mails, les chats d’entreprise, etc., vous solliciteront sans cesse si VOUS ne décidez pas de reprendre le contrôle. 

Le flow

Mihály Csíkszentmihályi, psychologue hongrois, a développé le concept de flow, dont je parle très souvent et qui fait partie intégrante des méthodes Outils du Manager. L’état de flow, c’est un état qui mélange l’expérience du plaisir maximal et de la performance optimale. Pour l’atteindre, il faut être concentré, autonome et en maîtrise totale. Bref, pour atteindre le flow lors de vos sessions de travail, hors de question de vous laisser interrompre.  

L’avantage concurrentiel

Cal Newport, professeur à l’Université de Georgetown, écrit dans son livre Deep Work : Rules for Focused Success in a Distracted World : « Travailler en profondeur est comme un super pouvoir dans notre économie toujours plus concurrentielle ». Cette compétence du vrai focus, d’une concentration si profonde qu’elle démultiplie votre efficacité est devenue si rare, qu’elle constitue un énorme avantage concurrentiel. Bon, ça donne un peu le vertige, mais c’est une réalité. Et cerise sur le gâteau : en retrouvant votre focus, vous retrouvez la sérénité de savoir que vous avez fait ce qu'il faut. 

Pourquoi compartimenter son temps ?

Vous vous dites probablement déjà : « Si seulement j’avais le temps de m’isoler pour vraiment avancer sur tel dossier, ou réfléchir à cette idée...». La solution n’est pas de s’enfermer dans une tour d’ivoire. Vous risqueriez de mécontenter tout le monde, et puis, pour prendre de bonnes décisions, vous avez besoin de l’extérieur et des interactions avec les autres. La clé de la performance, c'est l’alternance entre le flux et le focus. 

Le secret de la productivité, c’est la compartimentation du temps entre les moments :

• où vous avancez sur vos projets ;
• où vous traitez vos mails ;
• où vous collaborez avec les autres ;
• où vous faites du management ;
• où vous laissez le quotidien diriger votre vie. 

Si vous choisissez et programmez vos moments de flux, alors le flux n’est plus synonyme de chaos, d’invasion, de stress… C’est plutôt le contraire : il devient agréable et intéressant

d’avoir des créneaux où vous acceptez de ne pas être en maîtrise de votre temps. Si vous les décidez sans les subir, alors ces moments vous nourriront au lieu de vous envahir. 

Mais le savoir intellectuellement ne suffit pas. Vous devez être radical et concret. Je vous encourage donc à prévoir ces moments et à les vivre de différentes manières :

• quand vous traitez vos mails, vous êtes mode robot ; 
• quand vous réalisez un processus, vous ne remettez pas en question votre stratégie ; 
• quand vous êtes en réflexion stratégique, vous ne lisez pas vos mails ;
• quand vous êtes en 1 à 1 avec un collaborateur, vous êtes totalement isolé avec lui. 
• etc.

Cela demande de la discipline, de l’entraînement et de la méthode. Les deux premiers, vous en êtes entièrement responsable. La méthode, je vous la résume dans la partie suivante. 

La méthode du compartimentage

Votre journée idéale doit répartir différentes activités regroupées par créneaux, créneaux que vous aurez choisis en fonction de la tâche et dans la recherche d’une efficacité optimale. Par exemple, si vous êtes plus créatif le matin, programmez des activités qui vous demandent de l’inspiration. Si vous êtes plus concentré en début d’après-midi, privilégiez les tâches intellectuelles. En revanche, prévoyez des tâches « automatiques » quand vous êtes fatigué. Bref, adaptez vos journées à votre rythme propre. Et n’oubliez pas d’aménager des pauses entre chacune de ces activités !

La routine de planification

Cette planification ne doit pas être vaguement présente dans votre tête. Elle doit être écrite en dehors de vos pensées, dans votre agenda, et vous devez y consacrer un temps ritualisé. Donc, chaque matin, prévoyez un outil systématique : la routine de planification. 

1. Posez-vous une première question : « Quelles sont les trois choses les plus importantes à réaliser dans cette journée ? » ;
2. Notez-les : travail 1, travail 2, travail 3 ;
3. Sur votre plan de journée, positionnez tous les engagements déjà pris : rendez-vous, créneaux des repas, réunion de l’après-midi, etc. ;
4. Ensuite posez-vous une deuxième question : « Ai-je le temps pour faire ces trois travaux ? ». Si non, choisissez le(s) plus important(s), et reprogrammez ce qui reste à un autre jour. 
5. Enfin, notez un rendez-vous avec vous-même, un créneau isolé et sans interruption pour faire les tâches choisies. 

Attention, n’occupez pas toute votre journée ! La fin d’après-midi doit être réservée au traitement des affaires courantes ou aux mails, par exemple. C’est aussi un potentiel créneau de secours pour repositionner les tâches que vous n’avez pas eu le temps de faire, ou des urgences. 

La journée idéale

La journée idéale regroupe donc différents créneaux : 

1. La routine de planification : votre petit moment en début de journée pour faire le plan de la journée ;
2. Vos temps de pauses :
3. Les rendez-vous avec les autres, par exemple : 1 à 1 du jour, réunion d’équipe, travail en commun… ;
4. Vos routines de maintenance : tri des mails, remise en ordre des tâches… ;
5. Vos rendez-vous avec vous-même : moments de prise de recul, moments de formation, moments de travail et de contribution individuelle ;
6. Un créneau réservé aux urgences. 

Les erreurs à ne pas faire

Attention à ne pas tomber dans le sur-productivisme : ne remplissez pas trop votre agenda ! N’oubliez pas que pour être productif, vous avez besoin de pauses, de respirations. Alors prévoyez-les vraiment : inscrivez-les dans votre agenda si vous avez tendance à oublier ! Travailler non-stop en pensant être efficace est une vraie illusion : même si on valorise généralement les gens qui travaillent beaucoup, on ne se rend souvent pas compte de tout le temps qu’ils perdent. 

Aussi, n’oubliez pas de borner votre journée. Il est indispensable qu’elle ait un début et une fin. Décidez dès le matin de quand et comment s’arrêtera votre journée. La manière idéale de terminer une journée, c’est de prendre un rendez-vous personnel : verre avec des amis, séance de sport, retrouvaille avec vos enfants… Vous serez beaucoup plus efficace si vous savez quand la journée s’arrête, à quelle heure et pour aller faire quoi. 

Finalement, ce qui aide le plus à être plus productif, c’est d’avoir un système. Votre système programme chacun des moments de votre semaine pour que vous ne vous vous questionniez pas en permanence : « Est-ce que j’ai le temps de… ? Quand est-ce que je vais trouver le temps de faire ça ? ». Je vous conseille donc de programmer : le traitement de vos mails, le tri de vos tâches, vos réflexions stratégiques, vos pauses, vos sprints, vos processus, votre management, etc. Je vous conseille également de trouver un moyen de couper les interruptions à certains moments de la journée (mot sur la porte, extinction des alarmes, coupure du téléphone…). Enfin, si vous voulez approfondir le sujet, je vous conseille de suivre la form’action Système d’Organisation Réaliste, qui est un best-seller d’Outils du Manager !

La semaine prochaine, on poursuit sur le thème de l’organisation et on parle « taux de saturation »...