Pour certains, le télétravail signe la fin du management. On en parle comme d’une catastrophe, d’une pente glissante, de la voie de la déshumanisation de l’entreprise… Chez ODM, on pense que réussir à manager en télétravail est un sacré exercice, certes, mais surtout qu’e c’est une opportunité formidable de révolutionner ton management. Que c’est une occasion merveilleuse d’augmenter les performances des équipes. L’important, c’est d’avoir le mode d’emploi du management à distance : sans ce mode d’emploi, tu es l’esclave. Avec, tu es le maître. C’est pourquoi aujourd’hui, je te propose cet article, qui te montrera à quel point le télétravail peut être un formidable outil de management, plutôt qu’une prison dorée. 

Management et télétravail : comment as-tu vécu le premier confinement ?

C’est la première question à se poser. Tu dois tirer les bonnes leçons, et faire les observations peut-être un peu brutales, mais nécessaires, de ce qui cloche. Certaines entreprises ont bien vécu le télétravail forcé, parce qu’elles le pratiquaient déjà. D’autres ont appris à faire avec et ont trouvé leur rythme de croisière – celles-ci ont gardé certains outils développés à cette occasion. D’autres, comme la tienne peut-être, ont vraiment mal vécu l’expérience du télétravail. Elles n’ont pas su s’adapter et ont été profondément ébranlées.

Si c’est le cas de ton entreprise (ou de ton équipe), il y a un problème. Attention ! Je ne parle évidemment pas des entreprises obligées qui ont été obligées de fermer, ni des baisses de résultats que nous avons presque tous subies… Je parle bien du vécu expérientiel du travail à distance. Certaines entreprises ou administrations sont toujours en train d’essayer de récupérer leur rythme et leur fonctionnement… C’est un souci : une crise comme celle-là ne devrait pas mettre à mal tout le fonctionnement. 

Si c’est le cas, quelque chose manque au management : la notion de système. 

As-tu le bon système pour réussir à manager en télétravail ?

Pour survivre, et même tirer parti d’une crise comme celle que nous vivons en ce moment, ton management est obligé de reposer sur un système. Pourquoi ? Parce qu’un système, c’est ce qui permet à des personnes ordinaires de faire un travail extraordinaire. C’est ce qui permet d’obtenir ceci : 

C’est-à-dire : des collaborateurs qui travaillent dans la même direction. Pour obtenir cela, pas besoin d’être « doué avec les gens », comme le voudrait la croyance populaire. Le management, ça s’apprend, c’est un métier et on peut s’y former. 

Souvent, les managers le deviennent parce qu’ils sont de bons contributeurs. Or, être bon dans son métier ne suffit pas ! Pour savoir manager, il faut développer de nouvelles compétences. C’est pour cela que beaucoup de managers non-formés pratiquent un management que nous qualifions de « diffus » :

Ils font leur travail habituel, et y ajoutent des « petits bouts de management », au prix d’une grande fatigue et d’une perte d’énergie inutile. C’est l’erreur du débutant en management. 

Que faire pour en sortir ? 3 choses, et 3 choses que le télétravail va te pousser à faire. 

1. Compartimenter ton temps

Tu peux continuer à faire ton travail habituel, mais tu dois aussi aménager de vrais temps de management, durant lesquels tu mets en place ton système et tes outils. Ça peut commencer par n’être que 10 % de ton temps, mais ce doit être du temps spécifique, et ce seront les 10 % les plus importants de ta semaine. 

2. Ritualiser ton management

Au sein de ces 10 % de ton emploi du temps, tu dois rendre ton management réel. Lui donner une existence. Pour cela, l’outil n° 1, c’est le 1 à 1 : un RDV hebdomadaire, avec chaque collaborateur, qui dure 30 minutes et est découpé en 3 parties. Il doit être programmé pour toute l’année. C’est un engagement, ton premier engagement de manager. Si tu veux apprendre à mener de bons 1 à 1, tu peux suivre notre mini-formation 1 à 1 Express. C’est LA formation pour poser tes fondations. 

3. Sortir de ton équipe

Tu dois absolument réussir à faire la gymnastique de travailler (au moins pendant tes temps étiquetés « management ») sur ton équipe, et pas dans ton équipe. C’est ce que j’appelle devenir l’entrepreneur de ton équipe. 

Comment réussir à manager en télétravail ?

Trouver les opportunités

D’abord, en te rendant compte de l’opportunité que cela représente. Les avantages sont réels : 

• Le télétravail abaisse les risques (le + gros : prendre sa voiture) ;
• il augmente la productivité (avec la bonne méthode), car il augmente la concentration ;
• cela te permet des économies (déplacements, immobilier…) ;
• il augmente les possibilités. Par exemple, il permet de faire de nouvelles choses à distance, comme la vente, la maintenance, puisqu’on apprend à ne plus dépendre de critères géographiques. Il permet aussi de recruter partout en France voire dans le monde !. 

Choisir les bons outils

D’autre part, il est aujourd’hui rendu facile grâce à des technologies vraiment adaptées et quasiment gratuites ! Il y en a forcément une, et même plusieurs, qui s’adapteront parfaitement à ton activité : Trello, Google Agenda, Zoom, Slack, Google Drive, We Transfer, Dropbox, etc. 

Définir ta courbe de progression en télétravail

Tu l’as compris, réussir à manager en télétravail, c’est d’abord mettre en place un système. À toi de voir, en étant vraiment honnête avec toi-même… Tu n’avais aucun système de management ? Tu manageais « au feeling » ? Tant mieux ! Ne pas être sur place force les rituels, et enclenche la machine. Le télétravail va te forcer à mettre en place ton système : il va révéler tes faiblesses, et tes opportunités. Si ton système existait déjà, avant le télétravail, tu as forcément une courbe de progression devant toi. 

Pour info, la courbe de progression Outils du Manager, c’est celle-ci 😉 :

Utiliser le bon pouvoir

Il existe 3 types de pouvoir dans l’entreprise : le pouvoir hiérarchique, l’autorité de compétence, et le pouvoir de la relation. Grâce à l’éloignement, tu vas pouvoir trouver la bonne manière d’exercer le bon pouvoir.

Les deux premiers, la hiérarchie et la compétence, sonnent comme des pouvoirs « évidents », et pourtant, ils ne sont pas judicieux à utiliser. 

Tu as du pouvoir hiérarchique, tu le sais et ton collaborateur le sait. Mais il est inefficace, il est souvent remis en cause et il ne paraît pas forcément légitime. En plus, c’est un one shot : plus tu rappelles que tu es le patron, moins on te croit, moins on t’écoute. 

L’autorité de compétence est plus admise. Elle justifie ton arrivée à ton poste. Le problème, c’est qu’elle limite ton équipe. Si tu comptes sur ton autorité de compétence, tu vas être obligé de plafonner l’évolution de tes collaborateurs pour qu’ils ne te « dépassent » pas. C’est l’inverse de ta mission de manager, qui est d’amener ton équipe aux meilleures performances possibles. Tu ne peux pas être leur plafond de verre. 

L’avantage avec le télétravail, c’est que ces deux pouvoirs deviennent plus compliqués à mettre en œuvre, puisque tes collaborateurs sont chez eux et « font ce qu’ils veulent ». Ils  ne peuvent plus te solliciter en permanence, puisque tu n’es « pas là », et toi, tu ne peux pas vérifier en au-dessus de leur épaule l’exactitude de leurs moindres actions. 

Tu vas être obligé d’utiliser tes relations avec eux pour manager, en créant ou en renforçant ton système de management. En plus, le télétravail est un prétexte parfait pour justifier la mise en place de nouveaux outils et de nouveaux rituels auprès de ton équipe. 

Soigner la communication

Si tu ne veux pas voir ton management se diluer totalement en cas de télétravail, tu dois absolument soigner tes canaux de communication. Voici ce que l’on préconise chez Outils du Manager :

En bleu, ce sont les rituels obligatoires, télétravail ou pas. 

En vert, ce sont les rituels que l’on conseille d’ajouter.

1. Tous les 1 ou 2 jours, essaye de garder un contact rapide avec chaque personne de ton équipe (appel, message vocal ou message écrit, ou une variation entre chaque). 
2. Tous les 2 ou 3 jours, essaye de garder un contact avec ton n+1. C’est le minimum que tu puisses lui demander si lui-même n’est pas un grand manager… 

Gérer ton temps

Déjà, commence par inscrire dans ton agenda partagé l’heure de début et de fin de ta journée. L’arrivée et le départ du lieu de travail ayant disparu avec le télétravail, cela te servira à te limiter toi (ne pas dépasser les heures, ou t’aider à te discipliner), et à limiter ta disponibilité (ne pas être contacté à n’importe quelle heure par tes collaborateurs). 

Ensuite, fais attention à bien différencier tes 3 casquettes :

1. Veille à avoir tes moments de stratège : tes rendez-vous avec toi-même, pour travailler sur les objectifs de l’équipe, sur la vision d’ensemble, voire sur tes formations par exemple. Pendant ces moments, tu dois prévenir tes collaborateurs que tu es indisponible, pour ne pas être interrompu.
2. Programme tes rituels de management, comme expliqué dans la partie 2.
3. Prévoir aussi tes routines de travail « sans flux », c’est-à-dire quelques moments sous forme de sprints. Ce sont tes moments de contribution, où tu peux traiter tes propres dossiers. Tu ne dois pas être joignable non plus, pour être en capacité de te concentrer vraiment (30 min à 1 h 30). 
4. N’oublie pas de planifier des pauses ! 

Partager au maximum

Sans connaître le détail, les agendas doivent être partagés. Les fichiers aussi. L’idée n’est pas de travailler tout le temps sous l’œil des autres, mais au moins de savoir qui est occupé à quoi, quel projet est en train d’avancer en ce moment, qui est dispo à quel moment, etc. 

Le télétravail, c’est maintenant ! La France est en retard sur cette pratique, les chiffres le montrent. Et pourtant, depuis qu’ils ont été obligés de le tester, 80 % d’entre eux souhaitent augmenter leur temps de télétravail. Le monde du management peut avoir peur de cela. C’est logique et compréhensible : nous faisons un métier de contact. Mais nous exerçons aussi un métier de développement. Ton rôle est de mener ton équipe au meilleur de son potentiel. Pour cela, tu ne peux pas passer à côté de cette opportunité. Ce serait une erreur impardonnable, surtout aujourd’hui. C’est vrai, réussir à manager en télétravail demande des ajustements, et c’est exactement pour répondre aux besoins des managers que j’ai créé la form’action MAD (Management à Distance). Elle est pragmatique, centrée sur l’action, et faisable à ton rythme. Pour découvrir le programme et les témoignages des autres élèves, clique ici : form’action MAD.