4 conseils pour gérer ses mails sereinement et de façon efficace, sans en être esclave !

Manager par la confiance avec Charles Pépin

août 20, 2020

Gérer vos mails, en particulier au retour des vacances, peut devenir un vrai casse-tête ! D’un côté, vous suffoquez à mesure que vous voyez grossir le nombre de mails non-lus dans votre boîte de réception. De l’autre, vous savez aussi que vous lancer dans leur traitement entraînera forcément des réponses, voire des actions à effectuer. Et vous ne savez pas combien de temps vous allez devoir y dédier … Vous avez peut-être tendance à les traiter dès réception pour vous sentir plus léger : finalement, c’est contre-productif, parce que les mails ne cessent de pleuvoir. Pour éviter un burnout épistolaire, il ne faut pas laisser la cocotte-minute monter exagérément en pression. Voici une série de petits conseils pour vous aider à gérer vos mails au quotidien, mais aussi à épurer une boîte de réception saturée. 

Gérer ses mails sereinement en coupant les facteurs de stress

La gestion des mails est vraiment un gros défi. Quand on est manager, la quantité de mails reçus chaque semaine peut devenir vraiment énormissime. On en reçoit en moyenne 50 par jour, et certains anxieux de la boîte de réception finissent par accumuler 500 mails non-lus… C’est impossible à tenir ! Cela génère du stress, de l’impuissance, et votre « bande passante intellectuelle » est sans cesse saturée par les injonctions des autres. 

Mon premier conseil, c’est de reprendre le contrôle de votre gestion de mails. Pour ne pas en faire une montagne, et réussir à les traiter sereinement , vous devez absolument commencer par maîtriser votre organisation. Les mails sont une tâche qui vient des autres. On a donc vite fait de s’en rendre esclave, et de perdre la main sur son propre programme. 

Et pour reprendre le contrôle, la solution est radicale : coupez tout ! Notifications, sons, affichage du nombre de mails non-lus, affichage d’un extrait des mails… Vous n’en avez vraiment pas besoin, vous devez donc vous en défaire. D’une part, parce que vous allez vous organiser autrement à partir de maintenant, et que vous n’aurez pas besoin de ces « rappels à l’ordre ». Vous contrôlerez vos mails, pas l’inverse : vous choisirez donc quand les consulter. 

D’autre part, ces stimuli extérieurs sont nocifs pour votre travail. L’un des pires ennemis de la productivité, ce sont les interruptions. Elles coupent votre concentration et font chuter votre efficacité. Très souvent, quand vous n’avez pas de vrai système de gestion de vos mails, voilà comment ça se passe : 

  • Un nouveau mail arrive, un son vous prévient ;
  • Vous interrompez votre travail en cours pour le lire, vous vous dites : « Je suis déjà en train de faire quelque chose, je le traiterai plus tard » ;
  • Vous reprenez le boulot mais pas concentré : déjà, parce que vous avez été stoppé, donc vous devez remettre votre concentration au bon endroit, mais en plus, vous avez un truc supplémentaire en tête (votre mail en attente de traitement). 

D’autres traiteront immédiatement le mail et se sentiront super efficaces. En réalité, il y a un très gros risque que le traitement de ce mail entraîne une tâche, qui elle-même en entraînera une autre… Au final, vous êtes tout aussi esclave de vos mails, puisque ce sont eux qui dictent votre planning, alors que vous étiez déjà occupé à quelque chose que vous aviez choisi de faire à ce moment-là. 

Gérer ses mails efficacement en les incluant à l’emploi du temps

Mon deuxième conseil, c’est de faire du traitement de vos mails une tâche au même titre que toutes vos autres tâches. Beaucoup de managers ont tendance à considérer les mails comme un petit à côté. « Allô chéri(e), je serai un tout petit peu en retard pour récupérer les enfants, j’ai quelques mails à traiter… »… Et vous rentrez 1 h 30 plus tard. Quand vous recevez une quantité astronomique de mails, vous vous devez d’être réaliste : parfois, leur traitement vous prendra 1 h, 1 h 30, voire 2 h. Donc, prévoir un créneau de temps en conséquence est la seule chose intelligente à faire. 

Faire cela, c’est aussi refuser que les autres ne dictent votre emploi du temps. Si VOUS réservez votre créneau pour les traiter, vous avez le contrôle sur la fréquence, la durée, la régularité… Cela dépend vraiment de chacun et de son activité. Pour certains, ce sera 1 fois par jour, pour d’autres 2, pour d’autres encore, 3… La seule chose à laquelle il faut être attentif selon moi, c’est à ne jamais programmer ce moment le matin, en arrivant. Sinon, ce sont vos mails qui prennent le contrôle de votre journée et chamboulent votre programme. 

La journée idéale, j’en parlais dans cet article, commence par une routine de planification. Prenez votre agenda, vérifiez les évènements ou tâches déjà programmé(e)s, puis calez votre ou vos créneaux réservés aux mails. De cette façon, les choses importantes sont faites avant que vous ne vous attaquiez aux potentiels inattendus provoqués par vos mails. 

Gérer ses mails en les traitant complètement

Votre journée se déroule selon le programme que vous avez défini, et voici venu le moment de traiter vos mails. À ce moment-là, un seul mot d’ordre : vous devez les traiter complètement. Videz entièrement votre boîte de réception. 

Vous recevez deux types mails : ceux qui comportent des informations, et ceux qui entraînent des actions à réaliser. Pour les traiter efficacement et vous soulager de cette charge, voici la marche à suivre.

  1. Ouvrez votre boîte de réception ;
  2. Ouvrez le premier mail, et interdisez-vous de le laisser tel quel dans la boîte de réception ; 
  3. Posez-vous la question suivante : « Ce mail contient-il une action à réaliser ? Si oui, prend-elle moins de deux minutes ? ». La réponse est oui ? Passez à l’action, puis supprimez ou archivez le mail. Si non, créez une tâche dans votre liste et programmez-la. Archivez ou supprimez le mail.
  4. S’il ne contient que de l’info, prenez en compte, notez si besoin, puis supprimez ou archivez. 
  5. Passez au mail suivant selon la même procédure, et ne cessez que quand la boîte est vide.

Comment gérer une boîte de réception saturée ?

Vous pouvez toujours vous réserver un ou plusieurs très gros créneau(x) pour tous les traiter, mais je préfère une solution plus radicale. Dans cette situation, personnellement, j’archiverais les 450 plus anciens dans un répertoire « en vrac ». Je traiterais les 50 restants, en me disant que : 

  1. C’est une procédure d’urgence, il y aura forcément du dégât, mais moins que si je continue à m’embourber ;
  2. Si c’est vraiment très important, on me relancera ;
  3. D’ailleurs, beaucoup de ces 500 mails sont sûrement des mails de relance à côté desquels je suis passé. 

En plus, commencer par traiter les plus anciens mails, ce serait prendre deux risques : 

  • faire des actions inutiles puisque les projets ont peut-être évolué entre le mail d’il y a 3 semaines et celui d’hier ;
  • énerver ceux qui attendent des réponses réactives et en phase avec l’actualité du moment. 

En traitant les plus récents, vous vous occupez des sujets « chauds », et cela aura l’avantage de montrer à vos collègues, clients, collaborateurs et chef que vous avez pris le problème en main. La différence sera visible tout de suite, et se confirmera au fur et à mesure de votre épuration et de la mise en place de votre système. 

En résumé, gérer ses mails efficacement, c’est mettre en place un système cohérent et routinier. Un système de gestion des mails cohérent doit être en phase avec la réalité en terme de temps : réservez-vous de vrais créneaux, avec des durées qui correspondent vraiment au temps dont vous avez besoin. Ce système doit être routinier, pour que vous soyez en phase avec l’actualité des évènements, et que vous ne vous laissiez pas à nouveau submerger. C’est aussi la meilleure manière de vous soulager d’un sacré stress. Si c’est programmé et ritualisé, ça devient automatique, donc moins énergivore ! Et le petit avantage supplémentaire ? Un système efficace est bien plus facile à déléguer… Vous vous remercierez la prochaine fois que vous prendrez des congés ! 

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