Le manager part en vacances, mon nouveau guide gratuit pour une délégation rapide et sereine.

Gérer son temps efficacement : 2 outils

juillet 28, 2020

Partir en vacances… Quel stress ! Bon, c’est souvent aussi un soulagement, une joie et une libération. Mais quand on est manager, l’arrivée des congés signifie aussi l’approche imminente d’une problématique bien particulière… Comment déléguer son travail pendant les vacances ? Comment le faire efficacement quand on s’y prend trop tard ? Quelles sont les étapes ? Comment s’organiser ? À qui déléguer ? Je réponds à toutes ces questions dans cet article, avec des conseils pragmatiques à mettre en pratique illico. 

Partir en vacances sans stress

Partir en vacances lorsqu’on est manager peut s’avérer un poil stressant : manager, c’est avoir des responsabilités, prendre des décisions, effectuer une veille constante du bon développement individuel et collectif des membres de son équipe, et beaucoup d’autres choses encore. Souvent, vos missions ne peuvent pas toutes être mises sur pause pendant vos congés. Une continuité doit être assurée. 

Vous avez peut-être peur que tout ait dérapé à votre retour, ou bien que rien n’ait avancé et que le boulot se soit accumulé, ou encore de ne pas réussir à décrocher vraiment parce que vos collaborateurs vous appellent sans cesse… 

Dans ces cas-là, la meilleure solution, c’est la délégation. Vous en êtes probablement convaincu si vous êtes en train de lire cet article, mais une bonne délégation anticipée et suffisamment préparée, c’est le Graal. Et pas uniquement le Graal en période de congés ! La délégation, c’est le Graal de tout manager. La délégation, c’est le sens de votre travail, c’est votre façon d’avancer, de faire évoluer vos collaborateurs en leur donnant de nouvelles missions et de plus grandes responsabilités. C’est votre moyen de ne pas vous reposer sur vos lauriers, et de vous dégager du temps en poussant le décisionnel vers le terrain, pour faire avancer vos projets. 

J’ai l’habitude de dire qu’on mesure la maturité d’un manager à sa capacité de délégation, car c’est l’aspect le plus complexe et passionnant de sa mission. Et quand je dis « capacité », je ne parle pas uniquement de quantité. Je parle de sa capacité à bien le faire : dans le respect de tous, en choisissant les tâches et les collaborateurs adaptés, et en mettant en place des délégations efficaces et durables. Ça n’est pas si évident ! 

Souvent, au premier essai de délégation, on se lance un peu à l’aveugle. 

Imaginez (ou souvenez-vous, ça vous est sûrement déjà arrivé !) : 

  1. Vous convoquez un collaborateur pour lui déléguer une tâche que vous ne voulez plus faire parce que vous êtes débordé. 
  2. Vous lui expliquez un maximum de choses pendant une heure « Voilà ce que tu dois faire, ça se passe comme ça, ensuite tu fais ci, et enfin, tu termines par ça ».
  3. Vous considérez que la délégation est terminée, il a bien compris, ça roule ! 
  4. Au bout de quelques semaines, finalement, vous vous apercevez que le collaborateur ne s’en sort pas… 
  5. Vous reprenez les choses en main, et vous vous dites : « Soit je suis nul en délégation, soit mon collaborateur est un incapable ! ».

En fait, cet échec n’a rien à voir avec vos compétences à l’un et à l’autre. Vous n’avez simplement pas appliqué la bonne méthode… 

Comment bien déléguer son travail ?

Ne pas avoir de méthode de délégation est courant, car le principe de la délégation semble simplissime : il suffit de transférer son travail à l’autre ! Sauf que c’est un peu plus complexe que ça, et qu’une vraie délégation efficace et pérenne, ça demande un minimum de… méthode. La méthode, je l’ai rédigée entièrement dans Le manager part en vacances, un livre gratuit de 30 pages, pensé comme un petit guide avec des conseils et des exemples pour chaque étape.

Ça ne veut pas dire pour autant que ce soit hyper difficile, hyper coûteux en temps, ou que ça demande une expérience de dingue ! Cela demande simplement quelques étapes clés, et le bon mindset. Je vous les résume dans cet article, mais si vous êtes tenté, je vous conseille vraiment la méthode concrète et clé en main du bouquin.

  • Premièrement, il faut baisser les critères d’évaluation : vous ne pouvez pas évaluer la performance de votre collaborateur en la comparant à votre performance. Vous allez lui déléguer des tâches qu’il fait peu fréquemment ou jamais, or, nous avons tous nos courbes d’apprentissage. On débute rarement en étant super bon dans un domaine (et encore moins sous pression). Votre référence pour fixer vos critères d’évaluation doit être votre niveau quand vous avez commencé.
  • Il faut également comprendre que la délégation, ce n’est pas un entretien et basta ! Elle commence par un entretien de délégation, en effet, qui se découpe en plusieurs étapes importantes que je détaille dans le livre. Après cet entretien, ou au cours de celui-ci, plusieurs étapes intermédiaires doivent être mises en place en accord avec votre collaborateur. Ces étapes intermédiaires doivent faire l’objet de votre validation à chaque fois (en 1 à 1 par exemple), avant de passer à la suivante. Une fois que tout roule, la délégation est totalement acquise et validée par vous.
  • Troisièmement, pour bien déléguer, il faut prendre le temps. En soi, le processus n’est pas si chronophage. Il y a un peu de temps de réflexion et de préparation en amont, dépendant des tâches à déléguer et de votre expérience en la matière. Mais sinon, c’est un outil qui « prend » peu de temps au quotidien. Pourquoi ? Tout simplement parce que l’outil de suivi de la délégation… C’est le 1 à 1 ! Ça va donc vous prendre quelques minutes par semaine, au sein d’un rendez-vous qui existe déjà.

Ces 3 principes sont applicables à la délégation en général. Mais quand je déroule le processus complet, certains paniquent : « Euh, mais moi je pars en vacances dans 15 jours là… C’est bien beau ton truc, mais je n’ai pas le temps de faire ça avec tous mes collaborateurs ! ». Ça tombe bien, dans ce cas-là, j’ai une autre méthode. Les principes essentiels sont les mêmes, mais la mise en pratique est faite pour être rapide.

Déléguer son travail pendant les vacances… Quand on est pressé !

Déjà, en période de vacances, les attentes sont généralement moins élevées. C’est le cas pour la plupart des secteurs, puisque tout le monde a à gérer les congés des uns et des autres. Toutes vos tâches habituelles ne doivent donc pas nécessairement garder la même cadence. 

Ce que je vous propose dans ce cas, c’est donc d’entamer une délégation avec UN SEUL de vos collaborateurs, que l’on appellera le référent. Libre à vous ensuite de la poursuivre et de la développer, si tout est okay à votre retour. 

La méthode du référent

La méthode du référent est elle aussi bien plus amplement développée dans mon livre, c’est même le sujet central. 

Mais pour vous donner une idée, elle consiste :

  • à déléguer le minimum vital de votre fonction ;
  • pour une période donnée ;
  • à la personne la plus apte à le faire : le référent.

Il y aura donc 3 étapes importantes :

1- Déterminer ce qui est à déléguer : habituellement, lorsqu’on veut mettre en place un processus de délégation généralisé, la réflexion est un peu longue. On épluche l'entièreté de nos missions pour ne garder que le noyau central. C’est ce que j’enseigne dans la formaction Le Manager Essentiel. Ici, vous irez droit au but en faisant deux listes : le « à déléguer » et le « non-délégable » Je détaille la bonne façon d’arbitrer sur ces sujets dans Le manager part en vacances.

2- Choisir votre référent : ce référent sera, à titre temporaire, votre représentant auprès de l’équipe et de l’entreprise. Vous allez lui déléguer toutes les choses de la liste « à déléguer », c’est-à-dire des choses importantes ET faisables par quelqu’un d’autre. Vous allez forcément lui déléguer une partie de votre pouvoir décisionnel. Il faut donc bien choisir votre référent… Pour cela, je vous conseille de choisir quelqu’un en qui vous avez confiance, et qui est doté d’une grande capacité d’autonomie. Bref, choisissez la personne que vous verriez le plus aisément devenir votre bras droit. 

3- Faire l’entretien de délégation avec votre référent : au cours de votre prochain 1 à 1, ou d’un entretien spécifique, vous allez présenter la liste à votre référent. Il est primordial qu’il acquiesce et formule ouvertement une réponse positive à votre demande. Si vous sentez trop de réticences, ce n’est pas la bonne personne, vous devez en trouver une autre. S’il est partant, alors vous détaillerez avec lui l’ensemble des tâches qui lui sont déléguées, leur application, les contacts dont il a besoin et les ressources dont il dispose. Vous parlerez aussi des canaux de communication avec vous (vous verrez ça en profondeur dans Le manager part en vacances, mais je donne quelques tips dans la dernière partie de cet article). 

4- La méthode de l’îlot : cette méthode s’applique pour la liste non-délégable. Parmi cette liste de tâches, certaines sont peut-être impossibles à déléguer, et impossibles à laisser en suspens durant votre absence. Pour ces tâches-là, je vous conseille de vous réserver un « îlot » pendant vos vacances : un créneau de la durée et la fréquence nécessaires, où vous serez isolé et concentré pour évacuer ces corvées. 

Les tips pour une délégation urgente mais efficace

  • Avant votre départ, prévoyez un message automatique sur votre boîte mail, et donnez l’accès à votre référent. Vous ne voulez pas rentrer et retrouver 500 mails non-lus. Même chose pour votre téléphone professionnel. 
  • Briefez l’équipe et l’entreprise sur la fonction de votre référent. Il vous représente, c’est par lui qu’ils communiquent avec vous, mais lui comme eux ont la consigne de vous contacter le moins possible. Vous avez confiance en eux pour s’entraider et régler les problèmes sans vous. 
  • Expliquez à votre référent qu’il peut avoir UN canal de communication avec vous pendant vos vacances (téléphone perso, ou téléphone de quelqu’un d’autre présent avec vous). Il ne pourra l’utiliser qu’en cas de nécessité, et jamais en temps réel. Soit vous lui donnez une « fenêtre de tir » dans la journée pour vous joindre, soit vous n’autorisez que les SMS.
  • N’appelez jamais pour prendre des nouvelles. Si la méthode complète du référent est respectée, vous n’avez pas de raison de les contacter. C’est important pour vous (vous devez lâcher de temps en temps pour rester efficace !) et pour eux (ils doivent sentir que vous avez confiance en eux !). 
  • Au retour : faites un point avec le référent. Un compte-rendu pour vous remettre dans le bain, certes, mais surtout une session d’écoute. Comment ça s’est passé pour lui ? N’oubliez pas de lui faire vos retours aussi. Et écoutez les autres membres de l’équipe sur leur ressenti également. 

Voilà pour la méthode ! Cet article en est un résumé, mais à nouveau, si le sujet vous intéresse (même et surtout si vous êtes dans le rush !), n’hésitez pas à lire Le manager part en vacances. C’est gratuit, c’est complet et concret. Je vous donne une vraie marche à suivre step by step. Et puis enfin, si tout cela se passe bien, continuez ! Déléguer son travail pendant les vacances, c’est vraiment l’occasion idéale pour tester la délégation, évaluer un futur bras droit, bref, enclencher un processus. Ce serait dommage de s’arrêter là...

Bonnes vacances ! Pour ma part, je vous retrouve quand même tout l’été, chaque semaine, avec un nouvel article.