Fixer méthodiquement les objectifs de son équipe

Manager par la confiance avec Charles Pépin

septembre 3, 2020

En cette période de rentrée, beaucoup d’entreprises vont adapter leurs fonctionnements, lancer des projets neufs, et donc fixer de nouveaux objectifs. Dit comme ça, ça paraît presque simple. En réalité, fixer les objectifs de son équipe, que l’on soit chef d’entreprise, chef d’équipe ou de service, manager, cadre… C’est une étape sensible et importante ! Comme pour beaucoup d’autres domaines, chez Outils du Manager, nous croyons fermement que chaque action managériale doit trouver sa méthode. Alors, quelle méthode adopter pour fixer les objectifs de son équipe ?

Commencer au niveau de l’entreprise

Vos collaborateurs font partie d’un service. Votre service fait peut-être partie d’un autre service. Les services font partie d’une entreprise. Ces déclarations sont banales, et pourtant essentielles. Et pour cause ! Ce système de poupées gigognes, si vous le comprenez et l’exploitez correctement, est la trame parfaite pour fixer les objectifs de votre équipe. 

Avant toute chose, c’est donc un travail personnel que vous allez devoir faire : celui de remonter à la source. Celui de comprendre pourquoi votre entreprise existe, quelle est sa vision, quel est son projet, quels sont ses objectifs… Je vous guide dans ce travail, méthodiquement, et pas à pas. Je vous conseille d’y consacrer un document, et d’effectuer toutes ces étapes à l’écrit (ou, pour vous simplifier la vie, de profiter du document que je donne dans la Form’action MPO, dont je vous reparle en fin d’article). C’est parti !

Déterminer la Vision de l’entreprise

La vision, c’est le grand Pourquoi de la boîte. Parfois, on ne la connaît pas tout à fait, surtout si on n’était pas là à sa création. Pourtant, c’est souvent riche d’enseignements, même lorsque l’entreprise est très ancienne et a évolué. Personnellement, je trouve qu’on apprend toujours beaucoup lorsque l’on étudie la « narration » d’une entreprise. Répondez à ces questions : 

  • Quelles sont les origines de la boîte ?
  • À quels besoins répond-elle ?
  • Quels problèmes résout-elle ?
  • Qui sont ses clients/usagers ?
  • Que se passerait-il si elle n’existait pas ?
  • Etc.

Vous avez peut-être l’impression que votre entreprise n’a pas de vision, ou que celle-ci n’est pas claire, ou jamais évoquée. Ça ne vous empêche pas de faire ce travail. Au contraire, c’est d’autant plus important ! Ce document vous sera très précieux pour déterminer la direction dans laquelle vous allez travailler, et aligner votre équipe au sein de l’entreprise. 

Déterminer le Projet de l’entreprise

Ce que j’appelle le Projet de l’entreprise, c’est le grand projet, le grand chantier pour les 1 à 3 ans à venir. Il est peut-être clair et régulièrement évoqué par votre hiérarchie. Dans ce cas, tant mieux pour vous ! Mais si ce n’est pas le cas, à vous d’analyser. Pour cela, commencez par observer la situation actuelle dans ce qu’elle a de bon et de moins bon. Qu’est-ce qui marche ? Qu’est-ce qui ne marche pas ? Ensuite, réfléchissez à la situation voulue. Quel est l’idéal vers lequel la boîte tend ? Enfin, déterminez la prochaine grande échéance de ce projet, et les moyens mis en œuvre pour l’atteindre. Attention, on parle bien ici du projet général de l’entreprise, et non du projet de votre service. 

Par exemple, cela peut-être : « Aujourd’hui, nous fonctionnons très bien d’un point de vue commercial, mais on sait que l’on pourrait toucher une clientèle plus large si notre communication était plus efficace. Le projet de l’entreprise pour les deux ans à venir, c’est d’acquérir de nouveaux marchés en développant la communication sur les réseaux sociaux, et ensuite notre service commercial déjà bien performant prendra le relai ».

Déterminer les Objectifs de l’entreprise

Une fois ces deux premières étapes effectuées, vous avez déjà défriché pas mal d’éléments. À partir de là, vous allez pouvoir décliner les objectifs. 

Je vous conseille de réduire à un maximum de 5 objectifs. Ceux-ci restent tout de même assez généraux, et toujours pour la boîte (pas un service, par un individu). Autre chose : les objectifs, c’est sur 90 jours ! Ils concernent un trimestre, à la différence du projet. Ils peuvent tout à fait être réitérés au prochain trimestre, mais à l’heure H où vous faites ce travail, vous réfléchissez aux 90 prochains jours. 

Pour formuler un objectif, respectez ces 4 règles : 

  • un verbe ;
  • un domaine d’action ;
  • un résultat escompté ;
  • un mode de mesure. 

Par exemple, une des objectifs pourrait être : « Engranger 10 % de followers supplémentaires sur nos réseaux sociaux », et la mesure pourrait être le nombre des followers (avec un chiffre journalier ou hebdomadaire). 

Tout ce travail peut vous paraître rébarbatif et peu opérationnel. Mais vraiment, il est très utile pour éclaircir et rafraîchir la vision que vous avez de votre entreprise. Le quotidien peut être un peu aliénant, et on oublie parfois Pourquoi et Comment fonctionne l’entreprise. On a la tête dans le guidon, et heureusement, par moments ! C’est ce qui nous fait avancer. Mais il est essentiel, aussi, de prendre du recul pour rester aligné et performant.  

Dernier petit conseil ici avant de continuer : n’hésitez pas à faire valider ce travail par vos supérieurs hiérarchiques ! Non seulement, ce sera sûrement accueilli très positivement (et c’est bon pour vous !), mais en plus, vous serez bien certain que l’alignement est parfait avant de décliner cela auprès de vos collaborateurs. 

Fixer les objectifs de son équipe

Vous allez désormais décliner les thèmes généraux qui se sont dégagés de ce premier travail au reste de l’entreprise, c’est-à-dire aux services et aux individus qui les constituent. 

Ici, il y a plusieurs cas de figures :

  • Vous êtes le chef de votre entreprise. Vous êtes donc le responsable hiérarchique de tous les services, ou le responsable hiérarchique des managers de chaque service. 
  • Vous êtes manager d’un département, lui-même constitué de plusieurs cellules.
  • Vous êtes manager d’un service spécifique. 

Selon votre situation, vous allez effectuer le travail à suivre uniquement pour les services qui sont sous votre responsabilité. Cela concerne donc soit les cellules des managers que vous managez, soit la ou les cellule(s) que vous managez en direct. 

  1. Listez chaque service avec : son titre, le nom du responsable, le nombre de personnes qui le composent, la raison pour laquelle cette cellule a été créée. Par exemple : cellule Communication, gérée par Olivia, qui comporte 5 personnes, et qui a été créée pour faire connaître la boîte au niveau national. 
  2. Choisissez un type de fonctionnement. Soit les cellules sont toujours les mêmes, et les objectifs évoluent ; soit le fonctionnement et la composition des cellules sont remis en question tous les 90 jours, et des cellules sont recréées ou non, en fonction des projets (groupes de projet). 

Ces deux fonctionnements ont leurs avantages et leurs inconvénients, et s’adaptent plus ou moins à chaque type d’entreprise. À vous de voir ! Maintenant, précisons le déroulement des étapes pour fixer les objectifs de votre équipe.

Les pré-connexions en 1 à 1

Bon… Déjà, j’espère que vous faites des 1 à 1 ! La méthode ODM est fondée sur les 1 à 1 (j’en ai fait une mini-formation qui s’appelle 1 à 1 Express, mais vous pouvez aussi fouiller dans les podcasts à ce sujet). Le mieux, c’est donc de programmer des 1 à 1 spécifiques pour le travail des objectifs. Mais dans tous les cas, il est nécessaire d’avoir une discussion particulière et individuelle avec chacun de vos collaborateurs. Cette discussion doit être focalisée sur la mission. 

Je vous conseille de la mener comme suit : 

  1. Écoutez ce que votre collaborateur a à dire sur sa mission. Demandez-lui de répondre aux questions suivantes (par écrit au préalable ou à l’oral directement, à vous de voir) : 
    1. Quelle est la raison d’être de l’entreprise ?
    2. C’est quoi, notre grand projet pour l’année ?
    3. Quelle est ta mission au sein de ce projet ?
    4. Quels sont précisément des objectifs ?
  2. Après avoir écouté attentivement, discutez de ses réponses avec lui. Corrigez éventuellement. Vous avez travaillé sur le sujet, vous devez faire converger sa vision et la vôtre (celle de l’entreprise). Votre job ici, c’est vraiment de travailler sur les divergences, pour mettre tout le monde dans le même sens. Cela vous sert déjà à préparer la réunion de présentation des objectifs trimestriels. 
  3. Si nécessaire, parce que vous n’êtes pas parvenu à un alignement satisfaisant, programmez un autre entretien avant cette fameuse réunion. 

Il est possible que vous essuyiez des déceptions par rapport au travail que vous avez fait en amont. Vous avez peut-être l’Impression que tout est clair, et pourtant des décalages subsistent. Plutôt que de vous en agacer, voyez-y une opportunité d’améliorer les choses. Ce problème d’alignement est peut-être la source de tous les soucis que vous avez eu récemment ! Tant mieux, maintenant vous le savez, et vous pouvez agir. À vous d’enchaîner : « D’accord, merci pour ta vision. Justement, l’intérêt de cet entretien, c’est qu’on puisse en discuter, parce qu’on va faire évoluer les choses ».

Déterminer les objectifs de votre équipe

Reprenez les règles de la première partie, lorsque vous déterminiez les objectifs de l’entreprise. Il vous en faut maximum 5, idéalement 3, et ils doivent être opérationnels. La mission est une « poursuite » globale, les objectifs sont spécifiques et concrets. Formulez-les selon la règle : verbe + domaine + résultat + mesure. Ils doivent être effectué dans les 90 jours (avec la possibilité d’être reconduits au trimestre suivant). 

Vous pouvez tout à fait hiérarchiser vos objectifs, c’est même une très bonne idée. Par exemple, choisissez 3 objectifs majeurs, et 2 mineurs. Dans ce cas, les objectifs majeurs sont prioritaires sur les mineurs. 

Fixez des objectifs collectifs au sein de la cellule, mais gardez en tête que chaque individu doit se sentir partie prenante de ces objectifs. Chacun doit pouvoir avoir des actions en lien direct avec l’objectif. 

Par exemple :

  • Objectif de la cellule : augmenter de 10 % notre nombre de followers sur Facebook ;
  • Action individuelle du graphiste : créer 3 campagnes visuelles sur le trimestre ;
  • Action individuelle du rédacteur : rédiger 9 articles de blog ;
  • Action individuelle du Community Manager : promouvoir ces créations sur la page Facebook ;
  • Etc. 

Les objectifs individuels sont au minimum ceux du service. Mais vous pouvez aussi tout à fait déterminer 3 objectifs majeurs qui concernent toute la cellule, et 2 objectifs mineurs individualisés. Les objectifs mineurs peuvent être tournés vers des soft skills également. Par exemple, vous pouvez encourager Robert à remplir un objectif de collaboration, fixer à Andréa un objectif d’amélioration personnelle sur le plan de l’organisation, et donner à Léo un objectif nouveau en lui déléguant une tâche supplémentaire. 

Déterminer la mesure des objectifs

Il est extrêmement important que vous et vos collaborateurs puissiez valider ou non la réussite de vos objectifs. Cette mesure doit être accessible et facile à analyser. 

Cela peut-être un chiffre. Dans ce cas, faites en sorte qu’il soit consultable à une fréquence élevée : dans l’idéal, tous les jours ; au minimum, de façon hebdomadaire. Cela peut également être un pourcentage d’avancement. Par exemple : « Nous sommes à 70 % de la finalisation du site internet ».

C’est un repère pour vous, mais surtout pour vos collaborateurs, qui savent ainsi s’ils s’approchent ou s’éloignent de leur objectif. 

Vous voilà fin prêts pour fixer les objectifs de votre équipe ! Cette méthode ne concerne que la partie préparation. En fait, c’est un petit sneak peak de ma formation MPO (Management par Objectifs), dont je vous parlais plus haut. La formation couvre le sujet de A à Z : elle vous permet de passer à l’action avec un plan et une organisation tous prêts. Elle vous accompagne aussi sur la conduite de réunions et d’entretiens. Les vidéos sont courtes (20 à 30 minutes), et chaque étape vient avec les documents nécessaires (PDF à remplir, Power Point pour vos réunions, création de votre Modèle d’Objectifs Visuel). Enfin, vous aurez accès au forum privé des élèves 😉

Bref, si le sujet vous intéresse, et que vous êtes prêts à passer à l’action, cliquez ici : https://cedric.systeme.io/PresentMPO3T

À la semaine prochaine !