Comment gérer son temps efficacement ?

Manager par la confiance avec Charles Pépin

août 13, 2020

Vous avez du mal à gérer votre temps ? Vous alternez entre des semaines éreintantes et d’autres plus cools ? À chaque fois que vous pensez avoir trouvé le bon rythme, la semaine suivante se retrouve saturée de rendez-vous ? Le manque de temps et les problèmes d’organisation sont parmi les plus grosses préoccupations des managers. Mes formations sur le sujet sont mes best-sellers, et ce n’est pas pour rien. Du coup, j’ai décidé de consacrer le mois d’août, généralement plus tranquille, à mes meilleurs tips d’organisation. La semaine dernière, je vous parlais productivité et compartimentation. Cette semaine, parlons taux de saturation. Bonne lecture !

Gérer son temps efficacement grâce au taux de saturation 

Reprendre le contrôle de son temps

Pourquoi les gens motivés subissent-ils le burnout ? Justement, à cause de leur motivation. Je crois qu’on peut ajouter à cela une petite dose de pression sociale, une bonne injonction à la productivité à tout prix, et une pincée de désorganisation… 

Les gens motivés ont des objectifs très ambitieux. Ils se fixent ces objectifs, puis ils travaillent comme des bêtes pendant plusieurs semaines. Inévitablement, ils s’épuisent et leur motivation baisse malgré leurs efforts. Ils finissent à la limite du burnout. C’est naturel et humain ! C’est d’ailleurs nécessaires à notre survie. Heureusement que parfois, notre organisme nous prévient lorsque nous tirons sur la corde. 

Dans le meilleur des cas, après une période de grande démotivation et de baisse d’activité qui leur a servi de repos, ces gros travailleurs repartent de plus belle. Ils se fixent de nouveaux objectifs encore plus ambitieux, et ainsi de suite. Tant que leur corps les avertit suffisamment en amont, cela ne les met pas en danger. Mais ça n’est pas la façon la plus efficace de travailler, ni de gérer son temps.

Avant, je travaillais comme cela. C’est-à-dire que mon organisme et ma santé me forçaient à respecter un taux de saturation. Avec des indicateurs aussi « internes » à moi-même, il va sans dire que ce mode de fonctionnement générait un coût important pour ma santé, mes relations, ma régularité, mes performances, etc. Je n’ai jamais été aussi productif que depuis que JE décide de mon taux de saturation. 

Aujourd’hui, je ne connais plus ces hauts et ces bas, ou en tout cas, pas avec une telle amplitude. J’ai bien sûr toujours des moments de rush, mais je les choisis, et je connais précisément mes engagements. En fait, je détermine mes objectifs en fonction du taux de saturation que je me connais, et que je peux supporter durablement. Combiner ce taux avec mes processus de travail est ce qui m’a permis la meilleure productivité, tout en évitant le burnout.

Le taux de saturation 

Mais alors, qu’est-ce que c’est que ce fameux « taux de saturation » ? Le taux de saturation, c’est le rapport entre votre temps planifié et votre temps non planifié. Le mien est aux alentours de 70 %. Cela signifie que je travaille efficacement tant que mon agenda est occupé à 70 % par mes temps de réunions, mes engagements, mes temps réservés pour avancer sur mes objectifs. Au-delà, je sais que ma semaine va être extrêmement stressante et que je ne vais pas réussir à honorer tous mes engagements. Je sais aussi que dans ces cas-là, le travail que je vais effectuer sera probablement de moins bonne qualité que ce que j’aurais pu fournir si j’avais été plus détendu. 

Pourquoi devez-vous connaître votre taux de saturation ? Parce que pour être réellement efficace, performant et organisé, vous devez être réaliste. Vous devez vous connaître et vous bichonner. Si vous vous maltraitez à coups de semaines trop intensives, de rush permanent, de stress incessant… Vous vous abîmez. Vous récupérez de moins en moins bien, votre productivité baisse en même temps que votre motivation, et vous vous exposez à beaucoup de culpabilité. C’est le cocktail parfait pour un burnout. 

En connaissant votre taux de saturation, vous pourrez réellement vous organiser de façon personnalisée. Pas en suivant une méthode générique, absolument pas adaptée à vous. Pas en copiant l’emploi du temps d’un autre, qui n’a pas les mêmes spécificités ni les mêmes contraintes que vous. C’est le deuxième pan d’un vrai système d’organisation : réaliste ET personnel. Si c’est ce que vous recherchez, je vous conseille de suivre ma form’action Système d’Organisation Réaliste. C’est un best-seller d’Outils du Manager. Je vous guide dans la construction de votre système d’organisation, adapté à votre personne, à vos attentes, à votre activité. 

Malgré un bon système, il arrive que l’on se retrouve ponctuellement débordé. Difficile, voire quasi-impossible parfois d’éviter cette situation. Personnellement, pour éviter de me retrouver dos au mur et face à une semaine intenable, j’ai un palliatif : le shotgun. Mon traitement quotidien, c’est mon SOR. Mon palliatif temporaire, c’est le shotgun. Explications. 

Gérer son temps efficacement avec la méthode du shotgun

L’idéal, pour gérer son temps efficacement, maintenir sa productivité ET sa santé mentale, c’est d’avoir un bon système d'organisation, basé sur des objectifs réalistes. En premier lieu, quand vous sentez que la charge augmente, je vous conseille de redimensionner vos objectifs de manière réaliste, c’est-à-dire :  

  • de supprimer certains objectifs en les différant dans le temps ;

  • de baisser le niveau de certains objectifs ;

  • de vous laisser plus de temps pour les atteindre. 

Ensuite, je vous conseille donc de connaître votre taux de saturation, mais surtout de veiller à ne pas le dépasser. 

Le problème du temps

Personnellement, même si j’ai longtemps recherché, lu et travaillé sur les questions organisationnelles, je sais que j’ai une forte tendance à vouloir en faire trop. Je ne suis pas « naturellement » réaliste sur ma perception du temps. Heureusement, je me soigne, et c’est d’ailleurs ce qui m’a poussé à développer mon Système d’Organisation. Mais aujourd’hui, j’ai ajouté à mon SOR un outil tout simple, qui fait beaucoup de bien et que j’appelle au choix une « shooting session », un « shotgun » ou encore « le ball-trap du temps ».

Le problème principal de l’être humain, c’est qu’il n’a pas facilement conscience que : 

  • son temps est limité : 100 blocs de temps de 10 minutes par jour ;

  • le temps est sa seule vraie richesse ;

  • le temps ne se stocke pas ;

  • le temps ne s’accroît pas ;

  • le temps libre est nécessaire pour se sentir bien. 

On ne peut pas stocker le temps, mais on peut le vendre à découvert, c’est-à-dire accorder maintenant, aux autres, du temps futur. C’est ce que nous faisons lorsque nous disons oui à quelque chose, sans trop réfléchir au temps qu’on a déjà promis de dépenser. Naturellement, après avoir lu ceci, vous l’aurez compris ou validé intellectuellement. Mais malheureusement, vous l’oublierez très probablement après avoir lu cet article, et la semaine prochaine, vous recommencerez à dire oui à toutes les sollicitations. 

C’est pour vous protéger de cette fausse vision du temps que le shotgun est utile. 

La méthode du shotgun

Cette méthode, je l’utilise environ une fois par semaine, en général le dimanche soir ou le lundi matin. 

  1. Je prends mon agenda.

  2.  Je regarde mon temps planifié : mes réunions, mes sessions de travail personnel, mes rendez-vous, mes séances de sport, mes appels, mes repas, etc. 

  3. Je regarde mon temps non planifié : le temps qu’il me reste pour faire face à l’imprévu, ou tout simplement ce que j’ai envie de faire à ce moment-là.

  4.  Je calcule mon taux de saturation : comme je sais que mon taux de saturation est autour de 70 %, si l’organisation de ma semaine le dépasse ou s’en rapproche dangereusement, je sors mon shotgun. 

  5. Je commence ma shooting session : je détruis tous les créneaux qui ne font pas partie de mes priorités. 

C’est à la fois totalement jouissif ET totalement efficace. Cela recentre votre semaine sur l’essentiel et préserve équilibre et santé mentale. On a trop souvent tendance à charger nos semaines sans être réaliste. En tout cas, quand ma shooting session a donné de bons résultats, je dors bien le dimanche soir.

Cette méthode est-elle parfaite ? Non, l’idéal serait de dire non au moment où l'on est sollicité. L’idéal serait que votre système d’organisation coule de source. Mais vous êtes humain. 

Cette méthode fonctionne-t-elle ? Oui, elle permet de prendre progressivement une meilleure conscience de votre temps et de vos priorités. Elle vous aide à vous réapproprier votre temps. Elle vous permet de déterminer votre taux idéal de saturation, qui est une info précieuse pour affiner encore plus votre système d’organisation. 

Je le rappelle une dernière fois : gérer son temps efficacement, c’est une question de système. Comme tout être humain, votre vision du temps est biaisée par un tas de choses. Pour vous délester d’un certain nombre de moments stressants, vous devez trouver un système d’organisation qui soit à la fois réaliste et personnel, c’est-à-dire qui tienne compte de votre taux de saturation et de vos rythmes d’efficacité. C’est dans ce travail de recherche-là que je vous accompagne dans la form’action Système d’Organisation Réaliste. Mais comme vous êtes humains, vous devez aussi avoir des outils palliatifs pour pouvoir agir vite en cas de surcharge ! C’est l’objectif du shotgun. Alors, quand sera votre prochaine shooting session ? Connaissez-vous votre taux de saturation ? Je vous invite à participer sur le forum ODM pour discuter de tout cela. À tout de suite !