Pour cette semaine n° 3 de nos « 7 semaines du management », nous nous attaquons au deuxième de mes 6 principes de management : Le Temps. Lorsque vous devenez manager, vos responsabilités augmentent, et vos missions managériales s’ajoutent potentiellement à vos contributions personnelles au fonctionnement de l’entreprise. En revanche, votre temps, lui ne s’étire pas ! Il peut devenir votre pire ennemi si vous en manquez, que vous devez courir après et que vous ne savez plus où donner de la tête. Ma vision du temps, c’est qu’il est votre plus grande richesse, à condition que vous compreniez comment l’utiliser à votre avantage et à celui de vos collaborateurs. 

Le temps est votre plus grande richesse

Voilà mon principe à propos du temps : en management (et même plus globalement dans la vie), il est notre plus grande richesse. Et pourtant, nous, les êtres humains, nous passons notre temps à oublier qu’il est limité. On angoisse de ne pas en avoir assez, mais on oublie de le regarder comme une richesse finie, comptée. Et quand ce tourbillon est en marche, on en finit même par oublier qu’on peut avoir du contrôle dessus. 

Pour éviter ça, il faut avoir la lucidité de regarder le temps pour ce qu’il est, de façon réaliste. Ma technique à moi, c’est d’utiliser l’image des blocs (dont je vous ai déjà parlé il y a quelques semaines dans mon article sur le burnout). Représentez graphiquement une journée par 100 blocs : 100 blocs de 10 minutes durant lesquels vous êtes éveillé. Ensuite, gardez-en 50 pour la « présence au travail », et 20 à 30 de réelle concentration pour les tâches qui en demandent beaucoup. À côté de ces blocs… Il y a l’infinité des blocs de travail ! Le travail, ça ne s’arrête pas. On ne peut pas faire « tout le travail qui existe ». Si le temps est limité, les possibilités, elles, sont infinies ! C’est ce qui crée la tension. Alors au lieu de s’acharner à faire rentrer l’infinité de blocs de travail dans le nombre fini de blocs de temps dont vous disposez, faites l’inverse. Placez vos blocs de temps aux bons endroits parmi les blocs de travail. 

Bref, acceptez que vous n’êtes pas tout-puissant. Votre vraie force par rapport au temps, c’est votre capacité à faire des choix. Quand vous n’avez pas le temps de tout faire, il ne s’agit pas de travailler plus, mais de revoir vos priorités et votre organisation. Privilégiez les tâches à forte valeur ajoutée et osez vous débarrassez (soit en les éliminant, soit en les déléguant), des tâches à faible valeur ajoutée. 

Le temps et le management : 4 points clés

La semaine dernière, je vous ai parlé de mon premier principe de management : La Confiance. Pour obtenir la confiance de quelqu’un, il faut déjà lui donner la sienne. C’est pour moi le principe de base de tout bon manager : donner avant de prendre. Et c’est pareil pour le temps. Alors, comment faire pour le donner sans le perdre ? Eh bien, on va travailler sur la qualité du temps que l’on donne. Quand on ne peut pas donner un gros volume de quelque chose, on donne de la qualité. Notre outil pour ça, chez ODM, c’est le 1 à 1. Et pour le mettre en place correctement, il vous faut 4 choses.

1. La fréquence : donner votre temps fréquemment sera beaucoup plus efficace que de donner rarement de longues plages de votre temps. En management, vous travaillez à l’évolution et à la fidélisation de vos collaborateurs, donc vous avez une vision à long terme. Plutôt que de passer des heures avec un nouvel arrivant pour ensuite le laisser tomber, promettez (et respectez votre promesse en planifiant !), de passer du temps régulièrement avec chacun de vos collaborateurs, tout au long de sa carrière. C’est un engagement extrêmement précieux. 
2. La focalisation : quand vous donnez du temps, vous le donnez en tête-à-tête, et sans interruption. C’est la forme la plus puissante de communication que vous puissiez avoir avec vos collaborateurs. 
3. La cohérence : choisissez d’avancer par évolution plutôt que par ruptures. Ayez un message, une posture, un mode de communication et des principes clairs et progressifs. Vos collaborateurs ont besoin de votre stabilité pour évoluer dans un état propice à leur efficacité. 
4. L’intensité : le seul moyen de réussir à être focus et entièrement présent pour vos collaborateurs quand vous les managez, c’est de compartimenter votre temps entre vos moments de management et vos moments de travail personnel. Pourquoi ? Parce qu’on ne peut pas être intense 100 % du temps.

On m’a parfois dit, en commentaire ou lors de séminaires : « Mais mes collaborateurs, je les vois et je leur parle tous les jours ! Quand on travaille ensemble, ou à la machine à café par exemple… ». C’est une erreur ! Cela n’a rien à voir. Ces temps-là sont peut-être fréquents, mais ils ne sont ni cohérents, ni focalisés, ni intenses. Bref, ils ne sont pas qualitatifs au point de vue managérial. 

Le temps et l’organisation 

Nous vivons une époque bien particulière qui a complètement bouleversé notre rapport au temps : on a un accès permanent à des informations qui sont déversées sur nous non stop (mails, sms, appels…). On a multiplié les canaux, mais on n’a pas créé de temps en plus. Par contre, on a voulu croire que nous étions multi-tâches. C’est faux. C’est prouvé par de multiples études, quand on travaille sur plusieurs choses en même temps, ou quand on est interrompu, notre courbe d’efficacité chute brutalement. Vous avez donc tout intérêt à travailler par batches, ou sprints, c’est-à-dire par sections de 1 h 30 sur une même tâche. Ma journée idéale de manager, c’est de réussir à compartimenter les choses : un moment pour les 1 à 1, et deux ou trois sprints. 

Bon, si j’ai choisi l’adjectif « idéal », ce n’est pas pour rien : la réalité, c’est le chaos. Voilà comment ça se passe en général : la journée commence, vous êtes plein d’énergie et avec votre plan en tête. Et au fur et à mesure, ce sont les urgences des autres qui débarquent : un collaborateur qui vous demande de l’aide sur un dossier, un mail de votre patron contenant une question à laquelle il faut répondre avant ce soir, un client qui débarque à l’improviste… C’est pour pouvoir survivre à ce chaos, à ces péripéties, que vos fondations doivent être solides et basées sur des rituels. C’est le meilleur moyen de faire la différence entre l’important (l’ordre, vos rituels, ce que vous aviez prévu) et l’urgent (le chaos, ce qui s’ajoute, ce qui surprend, ce qui vient des autres). 

Mais attention, il y a un équilibre à trouver. Parce que le chaos peut-être utile, il peut apporter de vraies bonnes choses. Alors à chaque fois que le chaos débarque, posez-vous la question : ce flux d’urgence qui arrive est-il un ami ou un ennemi ? Va-t-il contribuer ou détruire ma structure ?

Le temps du dirigeant : Chronos, Kairos et Charisme

Je le disais en introduction, la notion de temps devient différente quand on prend des responsabilités. C’est tout le sujet de cette dernière partie. 

Il existe au moins deux manières de voir le temps selon les Grecs : Chronos et Kairos. 

• Chronos, c’est notre vision traditionnelle du temps. Le temps qui s’écoule et qu’il faut optimiser. On en a tous la même quantité, et l’avantage va à celui qui saura le mieux le remplir. C’est un temps quantitatif. On peut le compter, le mesurer, et on a tendance à le remplir au maximum. Mais il y a là un grand danger : celui de confondre la fin et les moyens. D’optimiser pour le principe. De perdre de vue l’essentiel. 
• Kairos, c’est la vision circonstancielle et qualitative du temps. La notion qu’il existe des moments de bascule qu’il ne faut pas louper. C’est être disponible pour pouvoir percevoir la bonne solution au bon moment. C’est un peu le principe d’être calme en surface et alerte à l’intérieur, prêt à saisir l’opportunité. 

En tant que dirigeant ou manager à responsabilités, vous ne devez pas laisser Chronos prendre le pouvoir sur Kairos. Bien sûr, vous devez être efficace, mais vous devez surtout être pertinent. Vos actions doivent être peu nombreuses, mais avoir un impact maximal sur les objectifs que vous vous êtes fixés. Kairos doit être le maître, et Chronos le serviteur. Vous devez maîtriser votre temps (ça, c’est du Chronos) et pouvoir tout arrêter et remettre en question devant une priorité qui émerge (ça, c’est du Kairos). L’idée, ça ne va donc pas être d’optimiser votre agenda, mais de le vider de tout ce qui n’est pas essentiel, sinon vous allez rater votre rendez-vous avec Kairos. Les outils d’optimisation du temps sont là pour cela : ils sont un moyen de créer le vide qui est nécessaire à votre accomplissement.

Pourtant, je rencontre beaucoup de dirigeants qui sont esclaves de leur entreprise : ils travaillent pour leur entreprise plutôt que sur leur entreprise. Tout s’est passé à l’envers pour eux. Plus l’entreprise a grossi, plus ils ont été occupés. C’est exactement l’inverse qui doit se passer (grâce à la délégation notamment). Je vais aller plus loin et vous dire quelque chose de révolutionnaire : en tant que dirigeant, en tant que cadre de haut niveau, vous devez vous rendre le plus inutile possible…! Car sinon, vous êtes le maillon faible de votre entreprise et vous l’empêchez de grandir. À vouloir tout faire, tout contrôler, vous devenez le goulot d’étranglement de votre entreprise. 

Ce qui doit rester, car c’est fondamental, c’est un contact intense et de qualité avec les autres. Ce contact intense et de qualité, c’est une forme de charisme. Pour l’illustrer, j’aime bien l’image du feu. Si vous êtes tout le temps là, vous brûlez les autres. Mais si vous êtes absent, vous ne les éclairez plus. Bref, il vaut mieux que vos collaborateurs vous voient moins, mais mieux : très en forme, très présent, très habité par votre message. Que vous ayez réellement quelque chose à leur apporter. 

Voilà pour ma vision du principe du temps en management.

• Il est votre plus grande richesse ;
• Vous devez le donner de façon qualitative à vos collaborateurs (fréquente, focalisée, cohérente, intense) ;
• Vous devez l’organiser de manière réaliste, en choisissant vos tâches (et en déléguant ou éliminant les autres) ;
• Vous devez en être le maître, tout en laissant des interstices pour les imprévus profitables. 

À la semaine prochaine pour le principe n° 3, qui est en lien direct avec Le Temps : La Fréquence !

Manon Watine pour ODM