Gérer son temps efficacement : 2 outils

juillet 9, 2020

Que vous soyez manager débutant, futur manager, manager expérimenté ou en devenir, cet article s’adresse à vous. Je considère que le management est un domaine de perpétuel apprentissage. C’est une discipline mouvante, et une mission qui n’a pas réellement de fin. Quand on dédie tout ou partie de sa vie professionnelle au management, on se doit d’être adaptable et capable de remises en question. C’est pour cela que j’ai décidé de répondre à quelques questions fréquemment posées par des managers, débutants ou non, dans leur quête de progresser en management d’équipe. 

Comment améliorer sa relation avec ses collaborateurs ?

Le modèle DISC est pour moi LE meilleur moyen d’améliorer la collaboration à la fois en matière d’efficacité, et en matière de relation. 

Le modèle DISC est un modèle comportemental qui permet de mieux comprendre son propre fonctionnement, mais aussi celui des autres. Il se matérialise sous forme de test, qui attribue à celui qui le passe un profil et des caractéristiques. Il existe 4 composantes DISC : Dominant, Influent, Stable, Consciencieux. 

Par exemple, on peut être Dominant avec une tendance Influente, pas du tout de Stable, et un peu de Consciencieux. 

Si la passation de ce test vous intéresse, vous y avez accès ici : https://www.outilsdumanager.com/test-disc/

Pourquoi utiliser le modèle DISC pour soi ?

Le modèle DISC est un outil extrêmement puissant en management, à la fois pour vous, manager, et pour vos collaborateurs. 

D’abord, parce que connaître votre profil DISC, c’est prendre conscience que vous avez un fonctionnement propre en fonction des contextes. Certains profils seront plus à l’aise dans certaines situations, pas du tout dans d’autres. Connaître son profil DISC, c’est donc mieux se comprendre, ce qui, vous en conviendrez, est un prérequis pour progresser. 

Ensuite, parce qu’une fois que vous connaîtrez les spécificités de votre profil et que vous les aurez apprivoisées, vous pourrez transmettre votre mode d’emploi à vos collaborateurs. Ce conseil vous étonne ? En effet, moi non plus, je ne l’ai jamais lu nulle part… Pourtant, cela me semble d’une grande importance ! Expliquer à vos collaborateurs comment vous fonctionnez, c’est le meilleur moyen d’améliorer vos relations. Les avantages d’un management « en connaissance » sont multiples : éviter les malentendus, réduire les pertes de temps, chasser les « couacs » de communications, fluidifier la communication et l’efficacité, etc. Sans cela, les échanges peuvent rapidement devenir compliqués et frustrants. 

Personnellement, je suis Dominant à tendance Influent. Au fil du temps, j’ai communiqué à mes collaborateurs quelques petites règles pour des échanges agréables et efficaces en fonction de mon profil. Typiquement par exemple, je déteste qu’on m’explique toutes les étapes d’un processus de prise de décision. Je préfère qu’on me donne tout de suite la conclusion. Je n’aime pas non plus les mails longs, et j’oublie toujours de lire les pièces jointes. Avec moi, il faut que ça aille vite et que ce soit efficace ! Mes collaborateurs le savent parce que je le leur ai dit, et ils s’adaptent, au même titre que je m’adapte à leurs profils également. 

Pourquoi utiliser le modèle DISC pour ses collaborateurs ?

Dans la même veine, faire passer le test DISC à tous vos collaborateurs est une vraie bonne idée. Non seulement, eux se connaîtront mieux et bénéficieront de cette nouvelle compréhension d’eux-mêmes à de nombreux égards.

Mais cela vous permettra aussi de mieux vous adapter à eux. En management, l’axe principal du travail passe par l’influence : votre mission est d’accompagner la modification, l’adaptation, l’évolution des comportements au travail avec pour objectif de meilleurs résultats pour l’entreprise. Or, une influence efficace et bienveillante passe forcément par une bonne compréhension des êtres humains avec lesquels vous travaillez ! Une fois les fonctionnements de vos collaborateurs compris, vous saurez parler leur langage. 

En outre, découvrir les profils de vos collaborateurs, c’est aussi découvrir leurs compétences et les complémentarités possibles au sein de l’équipe. Établir une « DISC map » de vos collaborateurs vous permettra de voir les compétences là où elles sont, et de mieux répartir les tâches et les missions en fonction de chaque projet. Et puis, si comme moi, vous êtes mauvais en administratif, vous apprécierez d’autant plus de comprendre que Lucien, lui, est un Consciencieux qui prend du plaisir à ces tâches-là. 

Enfin, connaître votre profil DISC et celui de votre collaborateur vous permettra une chose essentielle : individualiser votre communication. Ce que ça signifie ? Adapter votre mode de communication à celui de votre collaborateur, pour ce que vous dites lui parle vraiment, et ait un réel effet sur lui. 

Bref, vous l’aurez compris, pour améliorer votre communication avec vos collaborateurs, 3 étapes :

  • Mieux vous connaître ;
  • Mieux les connaître ;
  • Partager vos modes d’emploi pour adopter des types de communication respectueux de chacun. 

Et pour approfondir votre management avec le DISC, vous pouvez aussi… vous former !

Comment bien déléguer ?

Règle n° 1 d’une bonne délégation : ne pas dire comment faire

Dans l’un de mes récents mails privés (pour les recevoir, abonnez-vous ici, c’est gratuit !), j’annonçais un peu dramatiquement la chose suivante : « Le management à la papa est mort ! ». 

Ce que je voulais dire par là, c’est qu’un management qui consiste à montrer comment faire, à expliquer « la meilleure façon de faire », et la délégation par imitation n’est pas durable. Dire à un débutant « voilà les bases, inspire-toi de ça pour commencer », ok. Cela peut fonctionner, mais pas très longtemps. 

En tant que manager, vous n’espérez pas, me semble-t-il, créer des copies de vous-même. Vous aspirez à ce que vos collaborateurs s’épanouissent et progressent, pour que l’entreprise, elle aussi, s’épanouisse et progresse. Vous comptez sur eux pour performer et innover, bref, pour être autonomes, matures et créatifs. 

Dans ce cas, il n’y a aucune utilité à encourager l’imitation ! 

Règle n° 2 d’une bonne délégation : transmettre le Pourquoi 

Votre job de manager, ce n’est donc pas d’expliquer comment on fait les choses, mais pourquoi on fait les choses. Ce n’est pas d’écrire un processus hyper détaillé et contraignant, mais de montrer un objectif à atteindre. 

Expliquer le Pourquoi à ses collaborateurs, c’est leur donner une idée du point de départ et du point d’arrivée (et encore, ils pourraient vous surprendre et dépasser ce point d’arrivée !) sans leur tracer le chemin. C’est leur dire « Voilà notre vision, notre objectif pour la boîte. Avec tes compétences, je te fais confiance pour contribuer à ce qu’on y parvienne ». Et cela a 5 avantages :

  • Le développement de l’autonomie : si à chaque fois qu’il a un problème, votre collaborateur se précipite dans votre bureau et que vous réglez le problème à sa place, ou lui expliquez comment le résoudre, personne n’avance vraiment. L’idée, c’est plutôt de l’inviter à la réflexion : « Ah bon, tu as un problème, okay, et comment tu penses le résoudre ? ».
  • Le développement de la collaboration : votre collaborateur n’aura peut-être pas instantanément la solution à son problème, surtout si auparavant, vous managiez « à la papa ». Il tentera peut-être donc de chercher du soutien ailleurs, et notamment au sein de son équipe, auprès de ses collègues. Et c’est tant mieux !
  • Le développement de la confiance : vous n’êtes pas supposé (et vous ne devriez pas) envoyer paître vos collaborateurs pour autant ! Dites-leur plutôt quelque chose du style : « Je te fais confiance, tu vas trouver la solution qui te convient. Rappelle-toi, les objectifs sont les suivants, et tes compétences sont nombreuses, tu vas trouver ». En plus, la confiance nourrit la motivation et la créativité, donc c’est tout bénéf’ !
  • Le gain de temps : pas besoin de faire un dessin, si vous encouragez vos collaborateurs à prendre des initiatives seuls, vous réduisez leur besoin de se référer à vous, et augmentez donc votre temps disponible. 
  • L’augmentation des Résultats et de la Rétention : les deux R du management profitent évidemment d’une meilleure délégation. L’autonomie augmente la confiance, donc les résultats, puisque les décisions se prennent rapidement et sur le terrain. Et la Rétention (la fidélisation) est très liée au bien-être et au sentiment de confiance dans le travail. 

À retenir donc : quand on vous demande Comment, répondez plutôt Pourquoi !

Comment maintenir son équipe à niveau ? 

Embaucheriez-vous vos collaborateurs aujourd’hui ?

La réponse à cette question m’est venue de façon un peu saugrenue. Il y a quelques semaines, j’opérais mon switch de garde-robe : je rangeais les vêtements d’hiver pour sortir ceux d’été. Quand je fais ça entre chaque saison, je fais du tri en même temps, et je me pose toujours la question suivante : « Aurais-je à nouveau envie d’acheter ce vêtement si je le voyais dans un magasin aujourd’hui ? ». Si ce n’est pas le cas, je le donne. 

Alors évidemment, nos collaborateurs ne sont pas des chemises ou des paires de chaussures. Mais se poser la question régulièrement, à chaque changement de saison (environ tous les 90 jours) et pour chaque collaborateur, de savoir si on l’embaucherait à nouveau en le rencontrant tel qu’il est aujourd’hui reste pour moi une expérience de management extrêmement intéressante. 

Managers et collaborateurs, nous nous habituons tous au travail, à l’environnement, à nos tâches… On se crée une sorte de routine ô combien nécessaire, mais qui peut parfois brouiller un peu notre vision de la réalité. Le risque à ne jamais se poser la question, c’est que la qualité de l’équipe se dégrade et que la progression ralentisse. 

Établir des axes de progrès

Je n’encourage bien sûr personne à prévoir des entretiens d’embauche tous les 90 jours, ni à mettre sur la sellette ses collaborateurs à chaque nouvelle saison. Ce serait un chouïa maltraitant… 

Ce que j’encourage, par contre, c’est de mener ces entretiens d’embauche virtuels dans votre tête ou sur papier, seul. Et de vous poser la question suivante : « Est-ce qu’aujourd’hui, compte tenu du contexte, de l’évolution du marché, de l’entreprise, de ses compétences, de son savoir-être, de son évolution à lui (etc.), je le ré-embaucherais ?  ». Si la réponse est oui, tant mieux.

Si la réponse est non, alors demandez-vous ce qui manque à votre collaborateur pour en faire un prospect « embauchable » selon les (nouveaux) critères de l’entreprise. Cela vous permettra de déterminer ses axes de progrès. Et ces axes de progrès pourront être abordés avec lui lors de ses EDP (entretiens de progrès). 

Voilà, c’est tout pour aujourd’hui. Et vous, de quelles réponses, de quels conseils auriez-vous besoin aujourd’hui pour progresser en management d’équipe ? N’hésitez pas à les poster sur le forum ODM ! Une véritable communauté de managers de divers horizons s’y donnent des conseils, témoignent et partagent leurs astuces dans une ambiance vraiment très agréable ! Et pour plus de visibilité sur les publications écrites, audio et vidéo d’Outils du Manager, n’hésitez pas à me suivre sur LinkedIn. Toutes les actus (et d’autres choses) y sont postées.