Prioriser ses tâches en 4 points

Manager par la confiance avec Charles Pépin

août 27, 2020

Managers, des tâches, vous en avez par dizaines ! Prioriser ses tâches en management est absolument nécessaire. Pourquoi ? Parce que vos tâches sont le cœur de votre métier : vous gérez des projets et des personnes qui mettent en œuvre des projets. Or, un projet n’existe que par les tâches qui le composent. Vos tâches sont variées, parfois programmées, parfois imprévues… Mais vous devez faire rentrer tout cela dans votre emploi du temps. Garder votre to-do list en vrac est impensable : oublis, capacités cognitives ralenties, stress… Il est indispensable que sachiez prioriser pour éviter toute perte de productivité, de qualité et d’efficacité. Voici les conseils d’ODM !

Naissance d’une tâche 

Qu’est-ce qu’une tâche ?

La question peut paraître idiote, mais elle ne l’est pas tant si elle donne lieu à un bon conseil. À l’origine, une tâche est d’abord une information. En sortie de réunion, au téléphone, par mail… Les échanges donnent naissance aux tâches. Le premier réflexe que vous devez prendre, c’est donc d’analyser immédiatement chaque information qui vous est donnée. Réfléchissez aux tâches que celle-ci entraîne. Vous discutez avec Roger, qui vous dit nonchalamment que « Ah tiens, au fait, des clients viennent visiter l’atelier le mois prochain… ». 

Si vous n’extrayez pas sur-le-champ les tâches qui découlent de cette information, vous risquez de vous retrouver surchargé de choses qui auraient pu être anticipées. Donc, retenez : une info = souvent une, voire des tâches. À vous de les extraire rapidement pour établir ensuite l’ordre de vos priorités. 

La règle n° 1 de la priorisation 

Une fois la tâche identifiée, une question doit venir avant toutes les autres : devez-vous obligatoirement effectuer cette tâche en personne, ou peut-elle être déléguée ? Oui, oui, je parle de la délégation dès le deuxième paragraphe. Pourquoi ? Parce que vous êtes manager. Et en management, il y a toujours plus de travail disponible que de temps libre. 

De plus, vous avez des collaborateurs, et la délégation est un des piliers du management. C’est un outil indispensable pour vous, mais aussi pour le développement de vos collaborateurs. Si vous souhaitez apprendre à déléguer rapidement et efficacement, je vous conseille la lecture de mon ebook Le manager part en vacances : j’y propose une méthode précise pour prioriser vos tâches puis déléguer celles qui doivent l’être. 

Votre efficacité et votre réussite dépendent toutes deux de votre capacité à faire des choix. Votre habileté à prioriser doit surpasser votre puissance de travail. Lorsqu’on est manager, on ne peut pas se concentrer uniquement sur l’opérationnel. Il peut y avoir quelques tâches purement contributives, mais à celles-ci s’ajoutent vos tâches managériales, vos routines, vos temps de réflexion, etc. 

Donc, une fois la tâche analysée et comprise :

  • « Cette tâche me concerne-t-elle, ou concerne-t-elle mon équipe ? »
  • Si elle concerne l’équipe : « Quel(s) membre(s) de l’équipe concerne-t-elle ? »

Formuler ses tâches pour mieux les prioriser 

Vous l’avez saisi, dans cet article, je vous propose de décortiquer minutieusement le concept de tâches. Nous, managers, traitons des dizaines de tâches chaque jour. Tellement, que l’on ne réfléchit jamais à ce qu’elles sont réellement et à notre pouvoir dessus. 

Pour pouvoir prioriser correctement ses tâches en management, il est nécessaire de les formuler correctement. Vous devez les définir dans le détail pour optimiser votre organisation au maximum. Voici deux règles essentielles :

  • Une tâche doit commencer par un verbe : lorsque vous l’ajoutez à une liste de tâches, ou à un emploi du temps, choisissez le verbe adéquat pour définir votre action. Vous devez comprendre directement quelles est l’action que vous allez entreprendre. 
  • Une tâche doit être courte. C’est extrêmement important, car cela participe à la précision. Cela vous évite d’être dans le flous. 

Par exemple, vous devez changer les pneus d’un véhicule. N’écrivez pas vaguement « changer les pneus ». Vous allez reporter indéfiniment… Commencez par noter : tâche 1 « relevez les références des pneus ». Puis, tâche 2 « sélectionner le meilleur prix sur internet », puis 3, « commander », etc. De cette manière, les actions sont courtes et précises, donc plus motivantes. La première étape conditionne le reste du projet, et une fois qu’elle est effectuée, le reste s’enchaîne en cascade. En plus, vous cocherez souvent vos tâches, ce qui, admettons-le est extrêmement satisfaisant !

D’ailleurs, cette méthode ne s’applique pas qu’aux petits projets matériels. Lorsque vous entamez un projet complexe, sur du long terme et avec de nombreuses étapes, vous pouvez (et devriez) procéder de la même façon. C’est d’autant plus efficace. Par exemple, je vous déconseille d’écrire dans votre agenda « se former au logiciel X ». Vous ne le ferez jamais… Découpez toujours votre projet en tâches, précises et courtes. Vous avancerez progressivement, mais régulièrement. Vous tendrez vers votre objectif en permanence, et pourrez ajuster la priorisation et la programmation de votre organisation personnelle en temps réel. 

Prioriser ses tâches selon le contexte

Le contexte au sein duquel vous effectuerez votre tâche est un élément clé. Vous n’allez pas faire vos courses en pleine réunion avec vos collaborateurs… Cela tombe sous le sens. Cela étant dit, pour que vous puissiez réellement prioriser et organiser correctement vos tâches, il faut que cette évidence ait une réalité concrète. Pour cela, mon conseil est d’établir plusieurs listes de tâches : une par contexte. 

  • Votre liste En cours : c’est une liste de tout ce que vous faites vous-même. Travail sur des dossiers, réponses aux mails, bref, les tâches diverses qui vous reviennent à vous uniquement. Dans votre agenda, réservez des rendez-vous avec vous-même pour exécuter son contenu. 
  • Votre liste Mes 3 tâches : à remettre à jour chaque fin de journée pour le lendemain. Elle doit contenir les 3 tâches prioritaires de la journée. 
  • Vos listes Collaborateurs : dressez-en une par collaborateur, avec les actions que vous devez leur déléguer, les sujets à aborder, les feedbacks à faire, les questions à leur poser… Cette liste, c’est votre ressource de base pour les 1 à 1. 
  • Votre liste Courses : pour tous les achats professionnels. Libérez-vous à chaque fois que l’un “pop” dans votre esprit. 
  • Votre liste Maison : listez tout ce qui concerne votre maison. Appeler le plombier, courses personnelles… 
  • Votre liste Téléphone : listez-y tous les coups de fil à passer. Celle-ci est à ouvrir et épurer dès que vous avez un moment disponible : dans une salle d’attente, dans les transports, etc. 
  • Votre liste Réunion : elle regroupe tout ce à quoi vous pensez au quotidien et qui doit être abordé en réunion. Vous pouvez aussi en faire plusieurs, par type de réunions (cadres, collègues, collaborateurs, etc., par exemple).
  • Votre liste Un jour… : dans cette liste, notez toutes les idées que vous ne pouvez pas mettre en œuvre en ce moment, mais auxquelles vous tenez. Gardez-les au chaud pour le moment adéquat.

Attention à ne pas confondre projet et contexte. Si vous créez une liste « Projet Portes Ouvertes » par exemple, celle-ci regroupera les coups de fil à passer, les déplacements à prévoir, les livraisons, les courses, les réunions organisationnelles, les devis à demander, le planning… Une myriade de tâches qu’il n’est pas pertinent de regrouper, à part évidemment si vous décidez de ne vous consacrer qu’à ça durant une semaine… Pour les projets, mieux vaut lister vos tâches en amont, puis les répartir dans chacune des listes adéquates. Ainsi, lorsque vous aurez un moment de libre pour téléphoner, vous aurez la bonne liste sous les yeux, et les bonnes dispositions pour le faire. 

Gérer les échéances de ses tâches 

À ce stade, votre compréhension de vos tâches est excellente. Votre système de tri est opérationnel. Il vous manque une troisième et dernière clé pour prioriser vos tâches de façon optimale : la temporalité. C’est la troisième branche indispensable à votre organisation de manager. 

À chaque nouvelle tâche, demandez-vous si celle-ci ira uniquement dans la liste appropriée, ou si elle nécessite une programmation précise dans votre agenda (dans votre liste « Mes 3 tâches » d’un jour précis par exemple). C’est le cas si cette tâche est associée à une deadline.

Si vous n’avez pas de deadline, notez simplement votre tâche dans la liste adéquate. Elle sera forcément traitée à un moment. Pour programmer ces moments, voici ce que je vous conseille :

  • Plutôt que de noter tout ce que vous avez à faire dans votre agenda, disciplinez-vous et tenez vos différentes listes à jour. 
  • Ensuite, programmez au cours de votre semaine des créneaux dédiés pour chacune de vos listes. Le créneau des « en cours », le créneau des collaborateurs (1 à 1 par exemple), le créneau qui précède chaque réunion… 
  • À chaque fois que vous arrivez à ce moment de la semaine, ce rendez-vous que vous avez programmé, vous n’avez plus qu’à ouvrir la liste correspondante. 

Je vous conseille également de toujours garder en tête mes conseils des premiers paragraphes : une tâche doit toujours être orientée action (avec un verbe), et courte. Si vous bloquez sur un projet, ou qu’un dossier n’avance pas, ou qu’un collaborateur rame… Revenez à l’essentiel. Simplifiez la première tâche, celle qui vous permettra de relancer la machine. Lorsque les choses semblent des montagnes impossibles à gravir, commencer par le premier pas. 

Et pour finir, petit conseil pratique : gérer vos listes de façon digitale. Choisissez le logiciel ou l’application qui vous convient le mieux, mais dans tous les cas, il est bien plus facile de prioriser ses listes grâce à la technologie. La souplesse et la maniabilité sont indispensables pour que vous puissiez vous adapter en temps réel, sans avoir besoin de sortir la gomme ou le blanco 😉 

Si vous souhaitez approfondir le sujet et savoir comment définir votre propre Système d’Organisation Réaliste, je vous invite à suivre ce lien pour découvrir la form’action SOR, notre best-seller chez Outils du Manager : https://cedric.systeme.io/DescripSOR.